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| Zusammenarbeit

Klare Vereinbarungen

Konsequenz bedeutet, die richtigen Dinge rechtzeitig zu machen. Doch so einfach ist es in der Praxis nur selten. Allzu oft mangelt es an der Verlässlichkeit, mit der Notwendiges und Wünschenswertes schnell und sicher umgesetzt wird. Eine Kultur der Vereinbarungen ist der Ausweg daraus.

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Dass wichtige Dinge nicht oder zu spät erledigt werden, ist in Unternehmen an der Tagesordnung. Aber nicht nur Führungskräfte, sondern auch engagierte Mitarbeiter müssen unter Aufschiebern, Bremsern und Verschwitzern leiden. Außerdem sind selbst die Chefs nicht gegen den Virus der Inkonsequenz gefeit. Nur gehen sie oft zu Unrecht davon aus, sich das erlauben können. Dabei wird die Unzuverlässigkeit, die sie vorleben, schnell zum Kulturpilz im Unternehmen.

Warum einfache Ansagen nichts bringen

Wenn jemand etwas von einem anderen braucht, hagelt es zumeist Ansagen und Erwartungen: „Frau Meier, sprechen Sie bitte mit der Kreditabteilung, was die von unserem Konzeptvorschlag hält!“ „Frank, ich brauche dringend deine Aufstellung, damit ich die Präsentation fertig machen kann.“ Die typische Reaktion von Frau Meier, der Mitarbeiterin, und Frank, dem Kollegen: eifriges Kopfnicken und das optimistische Bauchgefühl, es schon irgendwie hinzubekommen.

Als dann der Tag der Vorstandsitzung naht, liegt das Konzept noch in der Kreditabteilung und Frank hat sich erst am Tag zuvor gemeldet, dass er wegen neuer Prioritäten die Zahlen nicht richtig aufbereiten konnte. Zwei Beispiele, die symptomatisch für Vorgänge sind, wie sie Tag für Tag passieren. Wollen die Enttäuschten jedoch die Schludrigen zur Verantwortung ziehen, fehlt ihnen der Hebel, weil sie keine eindeutige Vereinbarung getroffen haben. Der Reflex der Unzuverlässigen klingt dann in etwa so:

• „Mir sind wichtige Sachen dazwischengekommen.“ – Hätte man das nicht rechtzeig mitteilen können?
• „Ach, Sie wollten auch eine grafische Auswertung?“ – Weil die nicht vereinbart war, muss jetzt die hastig zusammengeschusterte Zahlenwüste reichen.
• „Auf dem Server fehlte deine letzte Statistik.“ – Wenn es ohne die nicht ging; warum wurde das nicht im Vorfeld geklärt?

Manchmal ist es, als wollte man Aale mit den bloßen Händen fangen, man hat aber strenggenommen selbst Schuld, keine Angel in der Hand zu haben. Denn nur echte Vereinbarungen lassen sich begründet einfordern und bei Nichteinhaltung auch sanktionieren: „Eine Vereinbarung ist eine im Dialog getroffene Übereinkunft über einen herbeizuführenden Zielzustand und die dafür notwendigen Bedingungen.“

An Frau Meier vorexerziert, sieht diese Vereinbarung folgendermaßen aus: „Am kommenden Donnerstag um 10 Uhr ist die nächste Vorstandssitzung. Bis Dienstagabend benötige ich das mit den Vorschlägen der Kreditabteilung abgestimmte Konzept – inklusive der zwei bis drei Maßnahmen, die uns voraussichtlich am schnellsten voranbringen. Schaffen Sie das oder benötigen Sie noch etwas von mir dafür?“ Im Idealfall sagt Frau Meier jetzt grinsend: „Deal!“ Wenn nicht, müssen die Ressourcen noch geklärt werden.

Keine Aktion einfordern, sondern ein klar definiertes Ziel

Ganz wichtig ist es, keine Ansagen über Aktivitäten zu machen: „Tun Sie bitte dieses oder jenes.“ Stattdessen kommt es darauf an, den angestrebten Zustand zu definieren: „Neben den nackten Zahlen brauche ich eine grafische Auswertung, mit der ich unser Konzept plausibel machen kann.“

Natürlich sollte immer klar sein, dass etwas dazwischenkommen kann. Doch egal, was es ist: Es nimmt den Auftragnehmer nicht aus der Verantwortung! Ist die Vereinbarung fix, muss für die Erfüllung gehaftet werden. Diese Haftung impliziert, dass umgehend und rechtzeitig nachverhandelt oder, wenn es nicht anders geht, abgesagt wird. Auch für dieses „rechtzeitig“ sollten klare Regeln gelten. Dass ein Problem mittwochs auftritt und erst am Wochenanfang danach kommuniziert wird, darf nicht passieren.

Wie schon gesagt, sind Vereinbarungen in Abmachungen gegossene Erwartungen. Menschen, die eine Vereinbarung mit all ihren Parametern eingehen und diese erfüllen wollen, gelten als verbindlich. Wer sein Versprechen hält, ist verlässlich. Und zu guter Letzt: Wer regelmäßig verlässlich ist, der verdient Vertrauen. Dieses Vertrauen gründet sich auf Verlässlichkeit und ist immer ein Vorschuss auf die Zukunft.

„Vertrauen ist das bewusste Eingehen eines Risikos, verletzt oder enttäuscht zu werden.“ Vielen Organisationen und die Menschen darin verkennen diese fundamentalen Tatsachen mit oft paradoxen Folgen. Laufen die Prozesse nicht rund, wird ein teures Teambuilding eingekauft, nach dem sich alle noch mehr mögen, sich noch weniger wehtun wollen und sich noch mehr gegenseitig durchgehen lassen. Stattdessen wäre ein konsequentes Vereinbarungskonzept billiger gewesen und hätte mehr gebracht.

Konsequenzkultur ist Vereinbarungskultur

Eine Konsequenzkultur bedeutet immer auch eine Kultur der Vereinbarungen. Bis alle deren Grundvoraussetzungen verinnerlicht haben, sollte in jedem Einzelfall konkret abgeklärt werden,

• dass der andere die Vereinbarung genauso versteht wie man selbst,
• dass er die Zeit- und Zielvorgaben kennt, auf die er sich einlässt,
• und dass er die Mittel kennt und zur Verfügung hat, die für den Job nötig sind.

Danach braucht es nur noch ein klares Ja und das Vertrauen, dass das Gegenüber sich melden wird, wenn etwas dazwischenkommt – frühzeitig! In der Praxis sollte das irgendwann automatisch funktionieren. Bis dahin aber muss man seine Mitarbeiter, seine Kollegen und manchmal auch seinen Chef diplomatisch erziehen, positiv verstärken und unter Umständen auch mutig an seine Verpflichtungen erinnern.

 
Matthias Kolbusa ist Strategie- und Veränderungsexperte, Unternehmer, Bestsellerautor und Vortragsredner. 2017 ist sein Buch „Konsequenz! Management ohne Kompromisse – Führen mit Klarheit und Aufrichtigkeit“ im Ariston-Verlag erschienen.