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| BBL im Gespräch: Lotus-Notes-Migration

Neue IT-Lösung ist zukunftssicher

Die Sparkasse Dillenburg hat ihr bisheriges Mail-System auf Lotus-Notes-Basis auf die neue, zentrale Bürokommunikationsplattform Office-Neo migriert. Rouven Hudemann (Fincon), Steffen Hees (Sparkasse Dillenburg) und Ronnie Bilz (Fincon) erläutern die erfolgreiche Umsetzungsstrategie.

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Auch in den Instituten der Sparkassen-Finanzgruppe ist es oft die interne Kommunikation, die den Umgang mit Wissen, Prozessen, aber auch mit Veränderungen bewältigen muss. Diese Herausforderung wird dann zu einem Problem, wenn das dazu eingesetzte IT-System selbst nicht mehr in der Lage ist, den hohen Anforderungen an eine moderne Unternehmenskommunikation gerecht zu werden.

Die Sparkasse Dillenburg gehört zu den ersten Sparkassen, die bereits den Wechsel von Lotus Notes und Domino hin zu Office-Neo begonnen hat. Derzeit befindet sich das Institut mitten im Migrations­prozess weiterer Anwendungen und Datenbanken.

 
Die BBL sprachen mit den Experten (von links), Rouven Hudemann (Fincon), Steffen Hees (Sparkasse Dillenburg) und Ronnie Bilz (Fincon), über Ablösestrategien von Lotus Notes bei der Sparkasse Dillenburg. © BBL
Mit Steffen Hees, Leiter Projektbüro und verantwortlich für die Ablöse­strategie bei der Sparkasse Dillenburg, haben die BBL über die Anforderungen und umgesetzten Maßnahmen vor und während der Migration gesprochen. Zudem berichten Rouven Hudemann und Ronnie Bilz von der Unternehmensberatung Fincon (Entwicklungspartner der Finanz Informatik für die Sharepoint-Apps) über institutsspezifische Herausforde­rungen bei der Ablösung von über viele Jahre gewachsenen IT-Syste­men, die sie in ihrer tägli­chen Praxis bei Sparkassen, Verbänden und Verbundpartnern erleben.

BBL: Herr Hees, vor welchen Herausforderungen stand die Sparkasse Dillenburg bei der Ablösung von Lotus Notes?
Steffen Hees: Anfang des Jahres mussten wir aufgrund der Altersstruktur im Bereich IT zwei Mitarbeiterabgänge einplanen. Darunter fiel auch der für den Sommer avisierte Ruhestand unseres hauptverantwortlichen Notes-Administrators. Um dessen spezifisches Administrations-Know-how für die Migration von Office-Neo nutzen zu können, haben wir einen sehr frühen Cut-over-Termin im April 2019 ausgewählt.
Systemkritische Notes-Applikationen (Mail, Kalender, Aufgaben) sind bereits zu diesem Termin auf ein neues Zielsystem übertragen worden. In den nächsten Monaten wollen wir weitere individuelle Notes-Anwen­dungen ablösen, die teilweise bereits parallel betrieben werden.

BBL: Wie sind die Mitarbeiter vor dem Cut-over auf den Einsatz von Office-Neo vorbereitet worden?
Hees: Im Vorfeld haben wir die Webinar-Angebote der Finanz Informatik (FI) genutzt und zusätzlich für unsere Mitarbeiter individuelle Anleitungen zu wichtigen Einzelfunktionen vorbereitet. Während der Migration sowie weitere drei Wochen danach ist eine Support-Hotline für die Mitarbeiter eingerichtet worden, um Ad-hoc-Fragen schnell klären zu können. Darüber hinaus war an den Tagen des „Go-live“ an den großen Stand­orten jeweils ein Mitglied aus unserem Migrationsprojektteam vor Ort, um direkte Hilfe bei auftretenden Schwierigkeiten leisten zu können.

Migration in mehreren Phasen sinnvoll

 
Mithilfe des Quick-Checks haben Steffen Hees und sein Team alle vorhandenen Anwendungen sauber priorisieren und bewerten können. © BBL
BBL: Bei der Migration in neue Zielsysteme stehen neben der Portierung auch die Harmonisierung, Konsolidierung, Anpassung und Erweiterung interner Abläufe und Geschäftsprozesse im Fokus. Die Sparkasse Dillenburg hat für die Konzeption und Umsetzung einer Ablösestrategie externe Partner hinzugezogen. Welchen Mehrwert konnten Sie hier feststellen?
Hees: Wir hatten im Vorfeld bereits klare Systemgrenzen festgelegt. Das Intranet Content Management System (ICM) der FI wird von uns in erster Linie für „Informa­tion“ und weniger für „Zusammenarbeit“ genutzt. Es sei denn, es handelt sich um eine direkte Informationserstellung für ICM. Alle anderen Kollaborationsthemen sind bei uns kein Bestandteil von ICM. Gleiches gilt, sobald in einer Anwendung Kundendaten verarbeitet werden. Dann ist ICM für uns nicht mehr die bevorzugte Plattform. Der Hauptgrund ist eine spezielle Berechtigungsstruktur, die wir in unserem Haus verfolgen.
In einem weiteren Schritt haben wir mithilfe des Fincon-Quick-Checks eine strukturierte Datenerhebung zur Nutzung, Risikoeinschätzung und wirtschaftlichen Bedeutung der Lotus-Notes-Anwendungen durchgeführt. Mit dem Quick-Check konnten wir alle vorhandenen Anwendungen vor allem sauber priorisieren und bewerten. Die gewonnenen Erkenntnisse dienten dann als Grundlage für die weitere Detailanalyse.
Die externe Unterstützung war und ist uns darüber hinaus besonders beim Aufbau und Einsatz von Sharepoint sowie im Bereich der Schulungen für die Workflow-Gestaltung wichtig. Dabei setzen wir auf die Kollaborationslösung „Sharexpert“, die auf Microsoft Sharepoint basiert. Wir versprechen uns unter anderem von den dynamischen Formularen große Vorteile, um die für unser Haus notwendigen Workflows abbilden zu können.

BBL: Sparkassen wird empfohlen, die Lotus-Notes-Migration nicht parallel mit dem Cut-over durchzuführen. Sehen Sie das auch so?
Hees: Diese Aussage kann ich unterschreiben. Wir planen die Ablösung ebenfalls in mehreren Phasen. Als nächstes geht das Intranet Content Management System (ICM) der FI in diesen Tagen produktiv und wird einen Großteil der vorhandenen Notes-Anwendungen ablösen. Im Anschluss daran werden die restlichen Anwendungen auf Sharepoint migriert. Aktuell gehen wir davon aus, dass uns die Ablösung von Lotus Notes auch noch bis Ende 2020 beschäftigen dürfte. Dafür verant­wortlich ist aber hauptsächlich das generell hohe hausinterne Projektaufkommen. Zudem ist es uns wichtig, notwendige Veränderun­gen nur gemeinsam mit unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern anzugehen. Und sie bei der Einführung von Neuerungen von Beginn an mit in den Prozess zu integrieren.
Lotus Notes ist bei uns seit vielen Jahren im Einsatz. Den Mitarbeitern sind die Arbeitsprozesse, die Mail-Kommunikation und die Informationsverteilung sehr vertraut, sodass die Migration auf Office-Neo mit einem gleichzeitigen Wechsel auf ICM, Sharepoint oder ein anderes Zielsystem nach unserer Einschätzung nicht oder nur mit enormen Herausforderungen und hohen Risiken zu bewältigen ist. Am Ende muss vor allem eine möglichst hohe Akzeptanz sichergestellt sein.

Mit ICM die Informationsflut bewältigen

 
Ein ICM-Relaunch verschafft den Sparkassen nach den Erfahrungen von Rouven Hudemann einen hohen Mehrwert. © BBL
BBL: Akzeptanz ist für Sie, Herr Hudemann, vermutlich ein gutes Stichwort. Die Sparkasse Dillenburg setzt zur Informa­tions­­bereit­stellung das Intranet Content Management System (ICM) der FI ein. Jüngst gab es viele ICM-Neuerungen und -Anpassungen. Ist das auch auf die Ablösung von Lotus Notes zurückzuführen?

Rouven Hudemann: ICM ist als strategisches Produkt der FI nicht mehr wegzudenken und wird stetig weiterentwickelt. In den vergangenen Jahren sind permanent neue Funktionen hinzugekommen, die die Einsatzmöglichkeiten für die interne Kommunikation enorm gesteigert haben. Neben der Bereitstellung von Informationen dient ICM schließlich auch dem Standardisieren von Prozessen und Workflows, um eine Vielzahl nichtbankfachlicher Anforderungen in einer Sparkasse abzudecken. Klar, insofern wirkt sich die geplante Ablösung von Lotus Notes auch stark auf die Weiterentwicklung von ICM aus.

BBL: Sie unterstützen Institute dabei, ICM auf die individuellen Bedürfnisse auszurichten und zu optimieren. Mit welchen Fragen werden Sie regelmäßig konfrontiert?
Hudemann: Ein Großteil der Institute beschäftigt sich mit Fragen wie: Was geschieht mit den bankfachlichen Datenbanken? Wie geht man mit individuell programmierten Anwendungen um? Welche Datenbanken werden wie am besten migriert oder welche werden bereits automatisiert in vorhandene Anwendungen übertragen? Leider gibt es keine Standardantworten auf diese Fragen und für die Institute sind viele der Entscheidungen komplex und mitunter langwierig.

BBL: Sollten Sparkassen, die ICM bereits im Einsatz haben, sich deshalb im Zuge der Lotus-Notes-Ablösung mit der Optimierung von ICM beschäftigen?
Hudemann: Unbedingt. Mit einem Relaunch des Altsystems ist es möglich, zum einen die stetig wachsenden und sich verändernden Anforderungen der Kunden zeitnah umzusetzen. Zum anderen lassen sich die von der FI bereitgestellten Automatismen und Standards übernehmen. Mithilfe einer komplett neu strukturierten Basis auf WCM (Web-Content-Management) lässt sich aus der Basisanwendung heraus kurzerhand eine Startseite im IF-6-Style aufbauen. Zudem sind unter anderem Informationsvorlagen weiterentwickelt, die festgelegte Templates wie Vorstands- oder Produktrundschreiben enthalten.
Nicht zuletzt ist der Einsatz der ICM-Mobile-App, mit der sich dann auch von unterwegs Inhalte abrufen lassen, ein weiterer signifikanter Schritt. Ein Relaunch von ICM bietet den Sparkassen somit einen hohen Mehrwert.

BBL: Wie unterstützen Fincon und Sie die Institute bei dieser Aufgabe?
Hudemann: Ziel ist, dass ICM konsequent von allen relevanten Mitar­bei­tern genutzt wird – und das möglichst ohne technische Hürden. Wir unterstützen Sparkassen dabei, den Aufbau und die Bedienung von ICM so intuitiv wie möglich zu gestalten.
Dafür führen wir individuell und bedarfsgerecht zusammengestellte Workshops durch, bei denen Institute live in einer ICM-Testumgebung dazu befähigt werden, die Neuerungen kennenzulernen, Umsetzungs­möglichkeiten und Erfahrungen aus anderen Instituten zu verarbeiten und das System optimal auf die eigenen Bedürfnisse zuzuschneiden. Der Wissenstransfer an die Teilnehmer erfolgt anhand von Beispielen und Übungsaufgaben, um die Funktionsweisen von ICM praxisnah und nachhaltig zu vermitteln.

Modulares Angebot rund um Sharepoint

 
Für Ronnie Bilz erfüllt Sharexpert alle Voraussetzungen, damit Mitarbeiter neue Funktionen von Beginn an in ihren Arbeitsalltag integrieren können. © BBL
Die FI stellt ferner ein modulares Angebot rund um Sharepoint bereit. Damit lassen sich standardisierte Lösungen einsetzen und gleichzeitig individuelle Anforderungen abdecken. Herr Bilz, Sie sind Experte für das Migrieren von Sharepoint-Projekten. Vor wel­chen Herausforderungen stehen Sparkassen bei dieser Lösung?
Ronnie Bilz: Die FI stellt den Sparkassen als Orientierungshilfe eine Anwendungsmatrix zur Verfügung, die vor allem die von ihr identifizierten Top-50-Anwendungen beschreibt. Zusammen mit dem Kundenservice der FI lassen sich daraus Handlungsempfehlungen ableiten, welche Lotus-Notes-Anwendung durch welches Zielsystem abgelöst werden kann. Die Top-50-Liste ist jedoch keine Garantie, dass damit auch die jeweils beste Lösung für die Sparkasse vorliegt. Darüber hinaus gibt es erfahrungsgemäß weitere Anwendungen und Datenbanken in den jeweiligen Instituten, die nicht unter diese Top-50-Liste fallen. In solchen Fällen sind individuelle Lösungen und Unterstützung bei der Umsetzung und Einführung erforderlich. Die Diversität der Anwendungen ist extrem hoch.

BBL: Wie gehen Sparkassen mit dieser Ausgangssituation um?
Bilz: Nun, zunächst versuchen einige Institute – nicht zuletzt aus finanziellen Gründen – die Ablösung der Anwendungen in Eigenregie durchzuführen. Häufig wird dabei allerdings nicht bewertet, ob der Wechsel tatsächlich langfristig Vorteile hat. Die Anwendung sollte deshalb nicht nur isoliert betrachtet werden, sondern im Gesamtkontext der Systemlandschaft.
Daraus ergeben sich dann Optimierungspotenziale, aus denen mitunter vollkom­men andere Anforde­rungen an die Anwendung erwachsen können. Ein Extremfall ist, dass zunächst eine unübersichtliche Zahl unterschiedlicher Drittsysteme entstanden ist. Diese müssen dann womöglich nach zwei bis drei Jahren erneut abgelöst werden, weil sie sich als teuer, ineffizient oder ungeeignet herausgestellt haben.
Geschäftsprozessoptimierung sowie Changemanagement sind unbe­dingt ganzheitlich und objektiv zu betrachten. Erst daraus können sich die richtigen Zielsysteme ergeben und nicht umgekehrt. Wir von Fincon legen den Fokus im Rahmen einer Ablösestrategie genau auf diese ganzheitliche Betrachtung.

 
© BBL
BBL: Bis wann müssen sich die Sparkassen entscheiden, welches Zielsystem sie für welchen Zweck einsetzen? 
Bilz: Meine Empfehlung an Sparkassen, die einen Cut-over-Termin bis 2020 ausgewählt haben, ist, die Migration der einzelnen Anwendungen nachgelagert durchzuführen. Sparkassen, die sich für einen späten Cut-over-Termin Ende 2020 oder erst 2021 entschieden haben, sollten sich im Umkehrschluss schon jetzt mit der Migration befassen, sodass zum Cut-over möglichst keine Lotus-Notes-Anwendungen mehr aktiv sind. Eine parallele Umstellung beider Vorha­ben hat ein kaum einschätzbares Risikopotenzial. Wir haben das einmal in einer Grafik anschaulich dargestellt (s. Abb. 1).

BBL: Wie sollen Sparkassen Ihrer Meinung nach vorgehen, um sich ihrer Handlungsmöglichkeiten bewusst zu werden und mögliche Zielsysteme zu identifizieren?
Bilz: Zunächst ist es wichtig, die tatsächlichen Anforderungen an die neuen Zielsysteme zu definieren und zu prüfen, ob sich diese dann mithilfe von Standardanwendungen oder Individuallösungen umsetzen lassen. Neben den bankfachlichen Lösungen unter OSPlus und PPS-Neo stehen weitere Zielsysteme wie ICM und MS Sharepoint zur Wahl. Für die Institute ist das erfahrungsgemäß ein recht komplexer Entschei­dungsprozess, für den es keine einheitliche Norm gibt.
Eine ausführliche Standortbestimmung und daraus abgeleitet eine maßgeschneiderte Ausarbeitung eines Handlungs- und Vorgehensmodells ist enorm wichtig – und das unabhängig von der Institutsgröße. Unsere Erfahrung zeigt, dass sich Sparkassen dabei gerne unterschiedlich stark unterstützen lassen. Wir haben unser Leistungsportfolio so individuell und flexibel gestaltet, dass jedes Institut nur solche Bausteine in Anspruch nehmen kann, die es tatsächlich benötigt (vgl. dazu Abb. 2).

Effiziente Kollaborationsplattform für Sparkassen

 
© BBL
BBL: Mit Office-Neo (On) Teamroom stellt die FI den Instituten eine zentrale Kollaborationsplattform für die institutsinterne und -übergreifende Zusammenarbeit zur Verfügung. Wobei unterstützen Sie die Institute, wenn Sharepoint eingesetzt werden soll?
Bilz: Zunächst handelt es sich bei Sharepoint um eine „leere Hülle“, die von jeder Sparkasse individuell mit Leben gefüllt werden muss. Das dafür notwendige Sharepoint-Know-how ist in vielen Instituten nicht oder noch nicht vorhanden. Erforderlich sind in der Regel intensiv geschulte Mitarbeiter, viel Einarbeitung sowie Praxiskenntnisse. Darüber hinaus ist der konzeptionelle Aufwand nicht zu unterschätzen. Dafür haben wir bei Fincon Trainingskonzepte entwickelt, die auf die individuellen Belange des Kunden ausgerichtet sind.
Sparkassen können jedoch mit (On) Teamroom auf einen virtuellen Marktplatz der FI zugreifen, auf dem fertige „Module“ von Drittanbietern angeboten werden, die anschließend auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden können.

BBL: Wie muss man sich solche Applikationen auf einem Marktplatz konkret vorstellen?
Bilz: Fincon hat etwa mit „Sharexpert“ eine umfangreiche Kollaborations­lösung für Sparkassen und Finanzdienstleister auf Basis von MS Sharepoint entwickelt. Sharexpert greift auf die Standardfunktionen von Sharepoint zurück, optimiert diese für den Einsatz im Sparkassenalltag und bietet alle Vorteile einer modernen, standardisierten Sharepoint-Applikation.
Mithilfe der Basismodule von Sharexpert werden SharePoint-Unkundige in die Lage versetzt, sich sicher im Tool zurechtzufinden. Über zusätz­liche Apps können dann ergänzende, spezielle Anwendungsbausteine abgebildet werden.
Sharexpert erfüllt aufgrund hoher Benutzerfreundlichkeit und einfacher Bedienung den Anspruch an eine verbesserte Mitarbeiterzusammenar­beit. Das Tool bietet somit beste Voraussetzungen dafür, dass Mitarbeiter die neuen Funktionen von Beginn an in ihren Arbeitsalltag integrieren. Wir unterstützen die Institute bei der kompletten Projek­tierung und Begleitung des Umsetzungsvorhabens. Das reicht von der Sharexpert-Individualisierung über die Implementierung einer angepassten Informationsarchitektur bis hin zur Systemeinrichtung und Konfiguration.

Fazit

Ein über viele Jahre gewachsenes IT-System wie Lotus Notes und Domino abzulösen, wirkt sich auf alle Mitarbeiter, Prozesse sowie die Organisation aus. Dabei werden – heute mehr denn je – deutlich geänderte Anforderungen an ein Informationsmanagement und eine Zusammenarbeit gestellt. Besser ist es in jedem Fall, keine Antworten mit Lösungen aus der „alten“ Zeit zu geben, sondern sich zu trauen, neue Wege zu gehen.

Das „BBL im Gespräch“ moderierten Kai Hildner (Fincon-Senior-Projektmanager und zuständig für den Geschäftsbereich „Service­prozesse in der S-Finanzgruppe“) sowie Clarissa Schaefer (Fincon-Business Analyst und Expertin für Ablösestrategien von Lotus Notes bei Sparkassen, Landesbanken und Verbänden).