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Moderne Arbeitswelten
Einziehen, nicht nur umziehen
Sparkassen modernisieren zunehmend ihre betriebsnotwendigen Flächen. Für deren Neuausrichtung in Stab und Marktfolge erhalten sie jetzt konzeptionelle Unterstützung aus dem DSGV-Projekt „Betriebsstrategie der Zukunft“.

Knapp 1,5 Milliarden Euro bezahlen Sparkassen jedes Jahr für ihre bankspezifisch genutzten Flächen in Vertrieb und Betrieb. Gut ein Drittel davon könnten die Institute auf Sicht einsparen. Kostentreiber Nummer eins sind Flächenüberhänge in kundennahen und -fernen Bereichen. Das ist zwar spätestens seit dem Erscheinen der Ergebnisse des DSGV-Projektes „Management eigener Immobilien“ im Jahr 2006 bekannt, doch bei Optimierungen konzentrieren sich Sparkassen in der Regel auf ihre Geschäftsstellen.   

Kundenferne Flächen: Kostenblock mit Potenzial

In den Stabs- und Marktfolge-Bereichen liegt der Flächenbedarf im bundesweiten Durchschnitt der Sparkassen derzeit bei stolzen 53 Quadratmetern pro Mitarbeiterkapazität (MAK). Dabei ließe er sich durchaus reduzieren – auf weniger als die Hälfte, nämlich auf bis zu 23 Quadratmeter pro MAK. Dies ist die DSGV-Zielgröße für Effizienz in kundenfernen Flächen. Und Beispiele aus Sparkassen zeigen, dass sie durchaus erreichbar ist.

Mit dem Abbau von Flächenüberhängen und der Orientierung an der Kenngröße von 23 Quadratmetern pro MAK könnten Sparkassen in ihren kundenfernen Bereichen rein rechnerisch rund 300 Millionen Euro jährlich einsparen (siehe Abbildung 1). Klug investiert in die verbleibende Infrastruktur, würden damit Immobilien nachhaltig optimiert und modernisiert. Zudem dürften Investitionen in moderne Arbeitswelten dazu beitragen, Sparkassen als Arbeitgeber noch attraktiver zu machen.

Ein baubetriebliches Konzept für moderne Arbeitswelten in kundenfernen Flächen hat jetzt ein Team aus Sparkassen, Verbänden und Finanz Informatik im Rahmen des DSGV-Projekts „Betriebsstrategie der Zukunft“ (BdZ) erarbeitet und vorgelegt. Die Projektergebnisse vervollständigen das Instrumentarium, das für kundennahe Flächen (Geschäftsstellen) und für Kundenservicecenter als Beispiel für eine kundenferne Fläche bereits existiert.

Die baubetriebliche Konzeption, die im BdZ-Vertiefungsthema „Standardisierte Ausstattung für Arbeitsplätze in modernen Arbeitswelten (kundenfern)“ entstanden ist, unterstützt Sparkassen bei der Neuausrichtung ihrer Flächen in Stab und Marktfolge mit Standards und Planungsparametern für Flächennutzung und -bedarf.

Sie können damit leichter die Chancen aktueller Arbeitsplatz- und Bürokonzepte nutzen, die Flexibilität und Wirtschaftlichkeit in ihren Büroflächen erhöhen sowie Mobilität und Digitalisierung in der Arbeitswelt gut umsetzen.

Zugleich können sie die Impulse nutzen, um den Bestand an kundenfernen Flächen auf das geschäftsnotwendige Maß zu reduzieren – für die gesamte Sparkassen-Finanzgruppe auf etwa die Hälfte, wenn die Kenngröße von 23 Quadratmeter pro MAK dauerhaft erreicht wird.

Flächen mit Zukunft: ein Blick ins Projekt

Moderne Arbeitswelten sind für das Projektteam – Vertreter aus Sparkassen, Verbänden, Finanz Informatik sowie externe Spezialisten – stets zu realisieren im Einklang der Interessen von Unternehmen, Mensch und Umwelt. So tragen sie bei zu größerer Vernetzung, mehr Innovationskraft und Nachhaltigkeit und damit letztlich zum langfristigen Unternehmenserfolg. Dafür ist aber der Fokus zu erweitern über die Modernisierung der Flächen hinaus: Moderne Arbeitswelten müssen im Kontext der gesamten betrieblichen Infrastruktur umgesetzt werden.

Bei seiner Arbeit hat sich das Projektteam sechs Leitfragen angenommen, für die im Projekt Antworten erarbeitet worden sind:

  1. Was sind moderne Arbeitswelten?
  2. Was brauchen wir für moderne Arbeitswelten in Sparkassen?
  3. Wie sehen unsere Arbeitsplätze in einer modernen Arbeitswelt aus?
  4. In welchen Bürokonzepten realisieren wir die Arbeitsplätze?
  5. Was kostet uns die bauliche Umsetzung?
  6. Wie kommen wir vom „Heute“ ins „Morgen“?

Zielbild „Moderne Arbeitswelten“
Wenn sich ein Institut vornimmt, moderne Arbeitswelten zu etablieren, wird es – das hat sich in der Projektarbeit schnell herauskristallisiert – stets ein individuelles Zielbild dafür entwickeln müssen. Denn das Projektteam hat zwar ein gemeinsames Verständnis moderner Arbeitswelten hergestellt. Die Interessen von Unternehmen, Mensch und Umwelt mit ihren vielfältigen Aspekten muss jedoch jedes Institut individuell ausbalancieren – passend zum jeweiligen genetischen Code.

Rahmenbedingungen schaffen

Für die Umsetzung moderner Arbeitswelten unerlässlich ist nach Einschätzung der im DSGV-Projekt involvierten Experten zuallererst das klare Bekenntnis des Managements zum Zielbild, zu einer Kultur der Veränderung und zu notwendigen Investitionen. Wichtige Voraussetzungen für den Projekterfolg müssen dann erfahrungsgemäß schon weit vor dem Start konkreter Bau- oder Umbaumaßnahmen beziehungsweise ihrer Planung geschaffen werden. Ziel ist, in der Sparkasse die Weichen in Betrieb, Technik, Fläche und ganz besonders für die Mitarbeitenden richtig zu stellen (siehe Abbildung 2).

Häufig sind für eine moderne Arbeitswelt Anpassungen in der Organisation und in Prozessen notwendig, die sorgfältig geplant und längerfristig vorbereitet werden müssen. Andere Parameter wie Regeln für das gemeinsame Arbeiten können parallel zum Bau oder Umbau erarbeitet werden. Das Projektteam hat die einschlägigen Themen als Impulsgeber aufbereitet und auf Konzepte mit Lösungsansätzen verwiesen. Best-Practice-Ansätze von Sparkassen, Verbänden und Externen sind eingeflossen.

Zielbild Fläche in der modernen Arbeitswelt
Für die bauliche Umsetzung moderner Arbeitswelten in Sparkassen haben die im Projektteam mitwirkenden Architekten baubetriebliche Umsetzungshilfen erarbeitet. Sie haben dabei für das Zielbild Fläche neben baulichen Parametern wie Schall- und Lärmschutz sowie Lichtverhältnissen vor allem abgestellt auf:

  • Flächeneffizienz von 23 Quadratmetern pro MAK;
  • flexible Flächennutzung;
  • tätigkeitsorientierte Grundrissgestaltung;
  • aktivitätsorientierte Arbeitsplatzgestaltung;
  • Desk Sharing;
  • Standard-Arbeitsplätze.

Darauf aufsetzend sind dann das Raumbuch Kundenferne Flächen, Grundrisse & Gestaltungsmöglichkeiten sowie Kosten & Kennwerte Bau für das Multi-Space- und Kombi-Büro entwickelt worden. Mit den formulierten Standards und Planungsparametern kann das Zielbild Fläche in der modernen Arbeitswelt gut umgesetzt werden. Wenngleich die besonderen Anforderungen an Flächenzonierung, Arbeitsplatzgestaltung und Akustik ihren Preis haben – es sind Investitionen in (weniger) Flächen mit Zukunft.

Technik schafft Mobilität
Eine Arbeitswelt mit Grundrissen, die definierte Zonen für bestimmte Tätigkeiten vorsehen, und mit Arbeitsplätzen, die an Aktivitäten ausgerichtet sind, bedeutet für Mitarbeitende: Sie müssen im Verlauf ihres Arbeitstags unter Umständen mehrmals den Arbeitsplatz wechseln – immer dann, wenn sie eine andere Aktivität beginnen. Dafür brauchen sie eine technische Ausstattung, die diese Mobilität möglich macht.

Dafür wurden in Zusammenarbeit mit der Finanz Informatik zwei Möglichkeiten erarbeitet:

  • Flexibel stationär: Alle Arbeitsplätze werden mit Thin Clients ausgestattet, sodass Mitarbeitende jederzeit und an allen Arbeitsplätzen auf ihre Arbeitsumgebung zugreifen können.
  • Flexibel mobil: Mitarbeitende werden mit Thin-Client-Laptops ausgestattet, sodass sie ihre Arbeitsumgebung jederzeit mitnehmen können.

Eine technische Ausstattung, die Mobilität derart unterstützt, ermöglicht Effizienz und Flexibilität in der betrieblichen Infrastruktur und bei den Mitarbeitenden.

Einziehen – nicht nur umziehen
Damit der Umzug in die neue Fläche auch wirklich ein Einzug in die moderne Arbeitswelt wird, bedarf es intensiver Vorbereitung und Begleitung. Deshalb empfehlen die am Projekt beteiligten Fachleute einen klaren Migrationsplan für den Übergang in eine moderne Arbeitswelt. Tipps und Best-Practice von Sparkassen und Verbänden haben sie exemplarisch zusammengefasst in Impulsen für ein effizientes Projektmanagement, für einen ganzheitlichen Change-Prozess und für zu schaffende organisatorische Rahmenbedingungen.

Erfolgsfaktor Best Practice
Zurückgreifen konnte das Projektteam unter anderem auf die Erfahrungen aus dem Newsroom der Sparkassen-Finanzgruppe – einer Bürolandschaft, in der seit November 2019 rund 80 Mitarbeitende des Sparkassen-Finanzportals und des Deutschen Sparkassen- und Giroverbands (DSGV) zusammenarbeiten.

„Mit dem Einzug in unseren Newsroom haben wir uns beinahe über Nacht in eine neue Welt katapultiert – auch wenn wir über viele Monate darauf hingearbeitet haben“, sagt Christian Achilles, Leiter Kommunikation und Medien beim DSGV und einer der vier Co-Leiter des Newsrooms. In vier Teilprojekten – Prozesse, Raum, IT & Technik sowie Kultur & Change – ist die Zusammenarbeit in der neuen Arbeitswelt vorbereitet worden. Insgesamt sind von der Beschlussfassung im zuständigen Ausschuss bis zum Einzug rund zwei Jahre vergangene. Oberstes Ziel: Die Effizienz in den Arbeitsabläufen zu steigern und flexibler auf neue Kommunikationsanforderungen eingehen zu können.

„Die neue Fläche bietet die Flexibilität, die wir für eine effiziente Zusammenarbeit brauchen“, fasst Achilles das gelungene Zusammenspiel von Prozessen, Innenarchitektur und technischer Ausstattung zusammen: „Zudem punkten wir mit unserer modernen Arbeitswelt selbst im wettbewerbsintensiven Berlin spürbar als attraktiver Arbeitgeber für engagierte neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Digital- und Kommunikationskompetenz.“

Gute Atmosphäre in effizienter Fläche

Die Sparkasse Gladbeck gehört zu den Pilotinstituten, die eine moderne Arbeitswelt erproben.

Schlagworte wie Motivation, Kommunikation, Teamgeist und Loyalität fallen auch, wenn André Smeets, Leiter der Organisationsabteilung der Projektsparkasse Gladbeck, über die moderne Arbeitswelt in seinem Institut spricht: „Die Veränderung im Umgang miteinander, die offene Kommunikation auch mit Führungskräften, die Attraktivität der Arbeitsplätze – all das kann man gar nicht hoch genug bewerten“, sagt Smeets. Dass die Sparkasse am nördlichen Rand des Ruhrgebiets durch das neue Raumkonzept auch eine komplette Etage ihres Büroturms räumen konnte, erwähnt er fast beiläufig: „Flächeneffizienz war für uns ein wichtiges Kriterium, ebenso wichtig war uns eine offene Atmosphäre – ohne Schranken, ohne Türen.“

Heute, gut fünf Jahre nach dem Einzug in die neu gestaltete Fläche, berichtet Smeets vom großen Lob der Mitarbeitenden für die hellen, lichtdurchfluteten Räume, das kluge Raumkonzept, die schönen Sozialräume. Ein Mitarbeitender beschrieb die Gestaltung als „gelungener Spagat zwischen Vertraulichkeit und Transparenz“.

Diese Anerkennung der Belegschaft führt Smeets zum einen auf die Führungskräfte zurück: „Entscheidend ist, was sie vorleben!“. Zum anderen ist für ihn die enge Einbindung der Mitarbeitenden in die Entwicklung des Raumkonzepts ein wesentlicher Erfolgsfaktor: „Wir haben unseren Mitarbeitenden viel und gut zugehört“, sagt Smeets. Wo es möglich war, sind die Anregungen aus der Belegschaft berücksichtigt worden: „Auch wenn wir nicht jeden Wunsch erfüllen konnten“, so Smeets, „hat der intensive Dialog den Kolleginnen und Kollegen doch die Wertschätzung für sie und ihre Arbeit gezeigt.“

Projektdokumentation liegt vor  

Die Ergebnisse des Projekts „Standardisierte Ausstattung für Arbeitsplätze in modernen Arbeitswelten (kundenfern)“ – von Impulsen für eine frühzeitige Einbindung von Mitarbeitenden über die baulichen Umsetzung bis hin zu Tipps zum Einzug – sind im Januar 2020 fertiggestellt und im Februar veröffentlicht worden. In einer Management Summary sind sie „auf einen Blick“ zusammengeführt. Ausführliche Informationen sind sechs Anlagen, die Abbildung 3 zeigen, zu entnehmen.

Abrufbar sind die Projektergebnisse im Umsetzungsbaukasten im Projektsteckbrief „Management eigener Immobilien“, aktuell verlinkt mit dem ROLF zu BdZ, Themencluster 4 „IT und Infrastruktur“. Eine direkte Abrufmöglichkeit im ROLF ist mit seiner nächsten Veröffentlichung möglich.

Ausblick: Unterstützung in den Regionen

Aufbauend auf den im Umsetzungsbaukasten veröffentlichten Unterlagen liegt es in der Hand der regionalen Sparkassenverbände, ihre Mitglieder für moderne Arbeitswelten zu begeistern und bei der konkreten Umsetzung zu unterstützen.

Maßnahmen dazu sind vielschichtig und reichen von der gezielten Ansprache der Entscheider- und Fachebene in Rundschreiben über die Vorstellung der Projektergebnisse in Webinaren und Fachtagungen bis hin zur Begleitung von Expertenrunden in Sparkassen.

Der Sparkassenverband Baden-Württemberg hat bereits ein Rollout-Konzept (siehe Abbildung 4) für das BdZ-Vertiefungsthema erarbeitet – und leistet damit einen wertvollen Beitrag für Flächen mit Zukunft.

Ebenso wertvoll und unerlässlich für eine nachhaltige Neuausrichtung zu einer modernen Arbeitswelt sind belastbare Daten. Nur über die Transparenz zu Flächen, Kosten, Verbräuchen und Performance kann konsequent und strategisch gehandelt werden. Hier unterstützt der Deutsche Sparkassenverlag mit seinem Steuerungs-Tool zu den vier Kernfeldern im Sparkassen-Gebäudemanagement.

Autoren
Elke Vincke ist Referentin beim Deutschen Sparkassen- und Giroverband (DSGV) in Berlin.
Alexander Hartberg ist Chef vom Dienst am Newsdesk des DSGV in Berlin.

Elke Vincke, Alexander Hartberg
– 20. März 2020