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| Robotic Process Automation (3)

Daten effizienter nutzbar

Datenvalidierung und intelligente Automatisierung werden bei der LBS West durch eine neu implementierte RPA-Lösung deutlich optimiert. Diese soll künftig auch weitere Aufgaben übernehmen.

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Robotic Process Automation, kurz RPA, ist in der Finanzbranche aktuell ein wichtiges Thema. In einigen Banken, Sparkassen und Versiche­rungen läuft bereits ein RPA-Pilotbetrieb. Allgemein gilt, dass durch die Roboter regelbasierte Prozesse mit strukturiertem Dateninput ohne tiefe Programmierkenntnisse umgesetzt werden können.

Vorteile hat man auch bei LBS West, die heute schon die produktivste Bau­sparkasse in Deutschland ist, schnell erkannt. Die speziellen Robotics-Lösungen verzeichnen bereits erste Erfolge. Ein wesentlicher Schwerpunkt der strategischen Ausrichtung war und ist dabei, die Pro­zesseffi­zienz sukzessive zu erhöhen. Die neue RPA-Technologie soll etwa künftig zusätzliche Qualitäts- und Kostenvorteile bei computerge­steuerten Abwicklungsverfahren sicherstellen.

Große Datenmengen fehlerfrei prüfbar

Natürlich sind Roboter – wie der Mensch auch – dabei in hohem Maß auf die eingehenden Daten angewiesen. Die Prozesse sind nur so gut, wie die Datenqualität es zulässt. Erst wenige Unternehmen haben Roboter bisher auch für die Aufgabe eingesetzt, die allgemeine Datenqualität und Vali­dität im Unternehmen zu steigern.

Die Prämisse ist dabei offensichtlich: Wenn ein Roboter regelbasierte Aufgaben erfüllen kann, dann können ebensolche Regeln auch auf viele andere Datensätzen angewendet werden. Validierung und Plausibilitäts­prüfung großer Datenmengen sind dabei ein naheliegendes Szenario.

Fehlerfrei und unaufhörlich können mittels RPA auch große Datenmengen verschiedensten Plausibilitäts­prüfun­gen unterzogen werden. Auffällige Datensätze werden an den menschlichen Mitarbeiter weitergeleitet und intensiveren Prüfungen unterzogen.

 
© BBL
 
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Besonders in den Bereichen Anti-Geldwäsche und Compliance können somit schnell die Effizienz gesteigert und Wettbewerbsvorteile realisiert werden (s. dazu auch Abb. 1). Das ist jedoch nur ein erster und allgemeiner Schritt im Rahmen einer RPA-Einführung. Andere RPA-Lösungen können etwa auf andere Applikationen zugreifen und in Symbiose interagieren. Daten lassen sich auf diese Weise noch tiefer und komplexer prüfen (s. dazu auch Abb. 2).

Anwendungs­breite robotergestützter Verarbeitung steigt

Die LBS West hat mit den ersten eingesetzten RPA-Lösungen die Effi­zienz vorhandener Verarbeitungsprozesse deutlich gesteigert. Alle vom Roboter durchgeführten Aktionen werden dabei protokolliert, automatisch archiviert und von den Mitarbeitern über eigene Berichte ausge­wertet.

Bereits dieser Schritt rechnet sich für Nutzer. Perspektivisch lässt sich RPA jedoch immer weiter und einfacher um Funktionalitäten erweitern. Die Technologie läuft wie bei der LBS West auch in Citrix-Umgebungen.

Ein weiteres RPA-Einsatzgebiet ist der Bereich Data Analytics. Oft scheitert die Automatisierung eines Prozesses aufgrund mangelhafter Datenba­sis, da benötigte Informationen nicht in strukturierter Form vorliegen. Dies ist regelmäßig dann der Fall, wenn Informationen in einen Volltext einge­bet­tet sind (z. B. in Verträgen, E-Mails oder Anschreiben des Endkunden).

Auch hier ist es mittlerweile möglich, die wichtigsten Daten aus der Flut von Nebeninformationen zu trennen und für eine Weiterverarbeitung zu nutzen. Ein gewichtiges Werkzeug ist dabei das Natural Language Processing (NLP) oder Sprachprozessierung. Es handelt sich um eine Technik, die auf sprachwissenschaftlichen Erkenntnissen basiert und mit Methoden der Künstlichen Intelligenz und Informatik verknüpft werden kann.

Führende RPA-Applikationen wie UiPath können solche Methoden in die automatisierte Bearbeitung „einbetten“. Dadurch steigt die Anwendungs­breite robotergestützter Verarbeitung um ein Vielfaches. Denkbare Einsatz­gebiete sind etwa die Klassifikation von Dokumenten. Selbst schwer zuordenbare Dokumente, die nur durch Lesen und Verstehen eines Voll­textes zu klassifizieren sind, können somit durch Roboter sortiert und an die zustän­di­ge Abteilung oder einen verantwortlichen Mitarbeiter gesendet werden.

Ferner lassen sich Informationen gezielt aus Texten extrahieren, wodurch der Roboter gleich mit der Bearbeitung starten und einen Prozess anlegen bzw. ausführen kann.

 
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Darüber hinaus ist die nächste Stufe – auf Basis der durch den Roboter erkannten Struktur (z. B. Kästchen, Tabellen) eines Dokuments – Daten aus Anträgen auszulesen. Dafür kann man ein OCR-Tool wie Abbyy Flexicapture einbinden. Damit lässt für jedes Formular oder jede Rechnung „anlernen“, welche Informationen an welcher Stelle zu finden sind, um sie anschließend an den Roboter zur weiteren Verarbeitung zu übergeben. Eine solche Lösung steht sozusagen für die Augen des Roboters (s. Abb. 3).

Ist eine solche Struktur nicht vorhanden und sollen Informationen aus unstrukturierten Daten extrahiert werden, ist das für den Roboter auch kein großes Hindernis mehr. Wie beim Auslesen strukturierter Daten benötigt die RPA-Lösung eine weitere Komponente wie Abbyy Vantage. Mit Hilfe dieser Plattform lassen sich unstrukturierte Daten durch selbstlernende Skills auslesen und ebenfalls wieder dem Roboter zur Verfügung stellen. Ohne Roboter kann diese Plattform nicht arbeiten: eine neue Symbiose!

Eine noch höhere Entwicklungsstufe markieren vollständig lernende Sys­teme, die durch „machine learning“ ihre Fähigkeiten stetig verbessern. Erreichbar ist dies durch eine ständige Validierung der erhaltenen Ergebnisse, bei der Mensch und Maschine unter Zuhilfenahme eines Verifikations­systems interagieren.

Eine solche Interaktion lässt sich künftig ebenfalls noch intensivieren. So können die dem Roboter fehlenden Daten für die Prozessbearbeitung „just in time“ eingehen oder es sogar eine Art Ticketsystem im RPA-Prozess geben.

Fazit und Ausblick

Robotic Process Automation funktioniert bei der LBS West bereits in der Praxis. Über den ersten Einsatz hinausgehende Schritte sind angedacht und werden jetzt sukzessive realisiert. RPA ist nach den Erfahrungen in Münster ein sehr gutes Ein­gangsportal zu den neuen Technologien – insofern ist eine solide und ausgebaute Basis das Funda­ment, um für die Zukunft gewappnet zu sein.

Autoren
Henrik Plagge arbeitet im Organisationsmanagement der LBS West in Münster.
Marc-Joël Fortelny ist Manager bei der Synpulse Deutschland GmbH in Frankfurt/Main.