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| Robotic Process Automation

Drehstuhlaufgaben übernimmt der Roboter

Beim Anwendertag der Deutschen Leasing diskutierten Mitarbeiter aus der Sparkassen-Finanzgruppe, wo die Automatisierung für Freiheit sorgt.

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Jeder kennt das, jeder sträubt sich: Informationen von einem Formular in eine Excel-Tabelle übertragen, Preistabellen mit den neusten Informationen aktualisieren oder dieselben Inhalte in zwei IT-Systeme einpflegen – das sind sogenannte Drehstuhlaufgaben, bei denen oft auch noch viele Fehler passieren.

Robotic Process Automation (RPA) kann Mitarbeiter von solchen Routinetätigkeiten entlasten. RPA gilt als sogenannte Brückentechnologie. Maschinelle Anwendungen unterstützen Mitarbeiter, bis in der IT standardisierte Schnittstellen verfügbar sind und noch wirkungsvollere Hilfe leisten. Aber wie erkennt man, welche Prozesse sich für eine Automatisierung eignen und wie geht man dann mit den Roboterkollegen um?

 
Flipchart mit Themenwolken beim RPA-Anwendertag der Deutschen Leasing in Bad Homburg. © Deutsche Leasing

Um solche Fragen zu klären, hat die Deutsche Leasing in Bad Homburg einen Anwendertag für Robotic Process Automation (RPA) veranstaltet. Insgesamt 30 Teilnehmer aus Sparkassen, von Verbundpartnern und Dienstleistern mit unterschiedlichen RPA-Erfahrungen diskutierten über Möglichkeiten, Szenarien, Prototypen und schon funktionierende Anwendungen.

RPA-Expertise im Verbund teilen und nutzen

Vor etwa einem Jahr hatten Mitarbeiter der Deutschen Leasing (DL) an einem RPA-Ideenwettbewerb teilgenommen und Vorschläge gemacht, welche Prozesse automatisiert werden könnten: „Daraus sind fünf RPA-Prototypen entstanden, die kurz davorstehen, live in die Abnahmeumgebung zu gehen“, erklärt Ajat Hong, Software-Architekt bei der DL-Organisations-IT.

Karin Thielemann, Senior Referentin aus der Konzernstrategie, erläutert, warum am Anwendertag Teilnehmer aus der gesamten Sparkassen-Finanzgruppe dabei sind: „So kurz vor der Umsetzung sind bei uns doch noch Fragen aufgekommen. Weil wir aus dem Austausch mit Kollegen aus dem Verbund wussten, dass wir mit diesen Fragen nicht allein sind, entstand die Idee, uns einen Tag intensiv mit dem Thema RPA zu beschäftigen und in der Sparkassen-Finanzgruppe auszutauschen.“

 
Beim World-Café zum Thema IT schreiben Teilnehmer Ideen auf Tischdecken. © Deutsche Leasing

Die DL-Mitarbeiter Hong und Thielemann starteten mit einer Impuls-Präsentation zur RPA-Einführungsstrategie und den Erfahrungen aus der Prototypisierung bei der DL. Helaba-Expertin Tatjana Schlüter berichtete über die organisatorische Verankerung von RPA in der Landesbank.

Der Impulsvortrag von Maro Just von der NordLB hieß „RPA-Freiheiten schaffen“, Ute Skibbe von der Dekabank berichtete über RPA-Einsatzmöglichkeiten in verschiedenen Unternehmensbereichen der Deka, etwa in der Personalabteilung und beim Depotservice.

Externer Mitarbeiter oder Kollege?

Die Teilnehmer diskutierten in Fachforen über Organisationsverankerung und Governance. Zum Thema IT fand ein World-Café statt. Fragen und Thesen wurden auf Tischdecken festgehalten und diskutiert. Teilnehmer beschäftigten besonders Prozess- und Sicherheitsfragen.

Was passiert, wenn eine maschinelle Anwendung eine Phishing-Mail öffnet? Wird ein Roboter wie ein externer Mitarbeiter mit eigenem Arbeitsplatz behandelt? Wer betreut und pflegt die Technik? Welche Berechtigungen hat ein Roboter und wie sieht es mit dem Datenschutz aus?

Austausch wird fortgesetzt

„Der direkte Austausch, bei dem man in einem geschützten Rahmen Problemstellungen und verschiedene Szenarien rund um RPA durchspielen konnte, hat uns für unsere eigene Arbeit sehr weitergeholfen“, erklären Sergey Desser und Stephan Walde von der Ostsächsischen Sparkasse.

Die RPA-Verantwortlichen aus der Sparkassen-Finanzgruppe wollen den Austausch künftig fortsetzen, etwa bei einem jährlichen Treffen.