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| Kreditorganisation

Elektronische Kreditakte erfolgreich eingeführt

Die elektronische Kreditakte ist ein wichtiger Baustein, um Vertriebs- beziehungsweise Kreditprozesse zu digitalisieren. In der Kundenberatung und Kreditsachbearbeitung ist dies ein permanenter Vorteil, weil alle relevanten Dokumente im OSPlus-Archiv ZDA (Zentrales Dokumenten-Archiv) stets aktuell verfügbar sind. Ferner senkt sie aufgrund der effizienteren Beratungs- und Bearbeitungsprozesse deutlich die Kosten.

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Bereits 2013 hatte die Sparkasse Westholstein ein Projekt initiiert, um die Bestandsakte zu digitalisieren. Ziel war es, die Dokumente schnell, sicher und automatisiert in das OSPlus-Archiv ZDA zu überführen. In einem Anschlussprojekt ist in konsequenter Weiterent­wicklung die Tagespost im Kreditservice digitalisiert worden. Seit Anfang 2017 wird dies im Rahmen des „Frühen Scannens“ erfolgreich angewandt. Beide Projekte sind dabei – unter Berücksichtigung der Wünsche des mit eingebundenen Ostdeutschen Sparkassenverbandes (OSV) – ausschließlich mit Lösungen der Finanz Informatik (FI) realisiert worden.

Übernahme der Bestandsakte

Bei der Planung des Übernahmeprozesses ist den folgenden Positionen besondere Priorität eingeräumt worden:
  • Kostensenkung durch Reduktion des Volumens
  • Automation des Indexierens beim Scannen
Der Prozess gliederte sich dabei in die Teilbereiche Sortieren, Scannen, Ablage und Prüfung. Der gesamte Prozess gewährleistete grundsätzlich in jeder Phase die Pflicht zur Informations- und Beweissicherung. Für das Scannen des gesamten Aktenvolumens innerhalb eines Jahres haben bei der Sparkasse Westholstein lediglich 2,1 Mitarbeiterkapazitäten (MaK) ausgereicht. Darüber hinaus war kein besonderes Fachwissen der beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erforderlich. Für die Aufbereitung der Kreditakten sind in der Kreditsach­bearbeitung ebenfalls nur 2,1 MaK benötigt worden.

Kostensenkung durch Reduktion des Volumens
Beim Aufbereiten der Kreditakten hatte sich herausgestellt, dass nur zirka 40 Prozent der Dokumente von aktueller Bedeutung waren und somit gescannt werden mussten. Bei den anderen 60 Prozent handelte es sich um sogenannte Archivakten, die nach Ablauf der maximalen Aufbewah­rungsfrist von zehn Jahren vernichtet werden können.

Nach dem Scannen sind die Dokumente nach sechs Wochen entsorgt worden. Davon ausgenommen waren solche, für die eine physische Auf­bewahrungspflicht besteht (zum Beispiel Kreditverträge oder Grundschuldbriefe). Diese Dokumente hatten jedoch nur einen geringen Anteil am Scan-Volumen und sind zur sogenannten Dokumentenakte geworden.

 
© BBL
Automation des Indexierens beim Scannen durch Vorblätter
Das Hauptaugenmerk bei der Umsetzung lag auf Effizienz und Automatismus, um den manuellen Aufwand so gering wie möglich zu halten. Gelungen ist das durch den Einsatz „intelligenter“ Vorblätter als Kernelement der Digitalisierung. Diese Vorblätter haben in vollem Umfang und zugleich sicher den Scan- und Indexierungsprozess für die Ablage der Dokumente in das rechts- und revisionssichere OSPlus-Archiv ZDA übernommen. Abbildung1 zeigt beispielhaft das Vorblatt für einen Kreditbeschluss.

Alle Indexierungsdaten befinden sich auf dem Vorblatt – in lesbarer Form und zusätzlich im dynamischen 2D-Barcode im unteren Bereich. Dazu gehören im Beispiel der Dokumenten-Typ „1107“ (Kreditbeschluss), das Zuordnungsobjekt „Person“ mit der dazugehörigen Personennummer und das „Dokumenten-Datum“. Alle weiteren Daten auf dem Vorblatt unterstützen die schnelle und sichere Zuordnung zu den einzelnen Dokumenten in der Kreditakte. Basis für die Ermittlung der Daten waren:
  • OSPlus als Inhaltsvorgabe individuell je Kunde
  • OSPlus liefert die Inhaltsfiktion der Akte
  • IDV-Office als Datenlieferant
Zu den weiteren Besonderheiten des Vorblatts gehören:
  • Ermittlung des GVK-Verbunds
  • Mehrfachindexierung (Ablage des Dokumentes bei allen GVK-Mitgliedern, zum Beispiel Ablage des Kreditbeschlusses bei allen Kreditnehmern)
  • Zuordnung der Dokumente zu den Sicherheiten beim Vermögensobjekt
  • Rationelles Arbeiten und somit Kostensenkung
  • Fehlerfreiheit
  • Möglichkeit zur Individualisierung der IDV-Selects
  • Zuordnung von weiteren Daten wie Personen- und Kontonummern aus vorherigen Fusionen zur eindeutigen Identifizierung des Dokuments ohne zusätzliche OSPlus-Abfragen beim Sortiervorgang
 
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Die Vorblätter sind jeweils zu den zugehörigen Dokumenten aus der Kreditakte hinzusortiert worden. Auf diese Weise ist pro Akte nur ein einziger Dokumentenstapel entstanden (siehe Abbildung 2). Innerhalb des Vorblatts kann als weitere Besonderheit ein Kennzeichen (Ziffer oder Buchstabe) für das sogenannte Bezugsfeld im OSPlus-Archiv ZDA frei definiert werden. Ein zu diesem Kennzeichen hinterlegter Text in der Scan-Anwendung wird dann zu jedem Dokument automatisch hinzugesteuert und zusätzlich mit angezeigt. So konnten die Dokumente aus der Bestandsübernahme eindeutig und sichtbar zugeordnet werden.

 
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Abbildung 3 zeigt beispiel­haft das Ergebnis einer Archivabfrage mit den Indexdaten und dem Bezugstext „Kreditakte Alt“. Neue Dokumente zu einer bereits digitalisierten Kreditakte (zum Beispiel neuer Kreditvertrag) sind mittels eines neutralen Vorblatts, das im Formularcenter (DSV-Nr. 900700000) in OSPlus zur Verfügung steht, hinzugefügt worden. Das Formular kann aktuell auch künftig weiter direkt am Bildschirm mit den erforderlichen Angaben gefüllt werden. Danach wird es mit dem dazugehörigen Dokument zum Scannen weitergeleitet.

Sicherheiten gehören zum Vermögensobjekt
Die Ablage von Dokumenten zu den Sicherheiten (zum Beispiel Grundschuld­brief, Zweckerklärung, Grundbuchauszug) erfolgten beim Vermögens­objekt. Diese Vorgehensweise wurde vom DSGV und der FI befürwortet. Würden diese Dokumente etwa bei der Person abgelegt, könnte es unweigerlich zu Konflikten mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) kommen. Die Pflicht zur Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist könnte in diesem Fall nicht eingehalten werden, da die Dokumente bei der Person üblicherweise weitaus länger aufbewahrt werden. Bei der Person abgelegte Dokumente müssten aus diesem Grund manuell und damit überaus aufwendig bei allen zugeordneten Stammsätzen gelöscht werden. Hat die Person sogar mehrere Vermögensobjekte, wäre eine gezielte Löschung nicht fehlerfrei zu gewährleisten. Wird nicht zeitnah oder unvollständig gelöscht, könnte der Berater sogar ein falsches Bild der Vermögens­verhältnisse über die Recherche im OSPlus-Archiv ZDA erhalten. Da Gesamtgrundschulden zu mehreren Vermögensobjekten gehören, hat auch hier über das Vorblatt eine entsprechende Mehrfachindexierung stattgefunden.

Frühes Scannen als Element der Aktualisierung

Mit der Realisierung des Postprojekts ist gleichzeitig das sogenannte „Frühe Scannen“ eingeführt worden. Die gesamte eingehende Post wird dabei elektronisch an die zuständige Sachbearbeitung weitergeleitet. Unterschieden wird nach zwei Dokumentenarten: papiergebundene und elektronische Dokumente. Während elektronische Dokumente bereits den ersten Verarbeitungsschritt (Umwandlung in eine elektronische Form) durchlaufen haben beziehungsweise von vornherein elektronisch vorliegen, müssen die papiergebundenen Dokumente zunächst noch in die digitale Form umgewandelt werden. Die anschließenden Verarbeitungsschritte sind dann für beide Dokumentenarten identisch.

 
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Eine Besonderheit ist die Generierung eines Ereignisses unter OSPlus während der Verarbeitung in der Scan-Anwendung. In diesem Fall wird automatisch der zuständige Sachbearbeiter über die Ablage des Dokuments im OSPlus-Archiv ZDA informiert. Das Ereignis enthält alle für die weitere Bearbeitung relevanten Daten und das Dokument kann direkt aus dem Ereignis heraus aufgerufen werden. Abbildung 4 zeigt den Workflow, wie papiergebundene und elektronische Dokumente verarbeitet werden.

Übertragbare Lösung dokumentiert

Die genaue Vorgehensweise zur Digitalisierung der Bestandsakte ist als „ZDA-Fachkonzept“ in acht Kapiteln für den OSV dokumentiert worden. Dessen Erstellung ist vom OSV und der FI begleitet worden. Es wird interessierten Sparkassen ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung gestellt. Im Rahmen des Postprojekts hat die Sparkasse Westholstein das Konzept erneut erweitert. Beide Konzepte sind integraler Bestandteil der internen Organisationsanweisung des Instituts.

 
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Abbildung 5 verdeutlicht den konkreten Kostenvorteil der Sparkasse Westholstein bei der Digitalisierung nach dem ZDA-Konzept gegenüber den Kosten für einen Dienstleister. Die Kostenersparnis hat weitaus mehr als zwei Drittel im Verhältnis zu den Dienstleisterkosten betragen. Den ausführlichen Vergleich gibt es hier als PDF-Download. Eine neutrale Präsentation im Hause von interessierten Sparkassen gibt es ebenfalls als PDF.

Fazit

Die Sparkasse Westholstein hat die Bestandsakte erfolgreich digitalisiert. Dadurch ließen sich Dokumente schnell, sicher und automatisiert in das OSPlus-Archiv ZDA überführen. Im Anschluss ist auch die Tagespost im Kreditservice digitalisiert worden. Beide Projekte sind dabei in enger Kooperation mit dem OSV sowie der Finanz Informatik durchgeführt worden. Neben einer besseren Ver­fügbarkeit von Daten und Dokumenten überzeugt auch die Kosten­seite: Die Digitalisierung in Eigenregie nach dem ZDA-Konzept ist deutlich günstiger als bei einem externen Dienstleister.

Autor
Jürgen Susa arbeitet im Bereich Kreditorganisation der Sparkasse Westholstein in Itzehoe.