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26. November 2018 - 08:30Firmenkunden

Digitaler Finanzbericht beschleunigt Workflow

von Arne Kühmstädt, Anja Schernikau

Eingangsverwaltung und Authentifizierung der Difins

Ebil dokumentiert automatisch den Empfangszeitpunkt des Difin und informiert per E-Mail über den Eingang. Auf Basis der vom Steuerberater im Difin angegebenen Kundenummer macht Ebil Vorschläge zur Auswahl des richtigen Kunden. Die Erfahrung bei der KSK zeigt, dass diese Kundennummer nicht in jedem Fall der OSPlus-Personennummer entspricht, sodass eine Plausibilitäts­prüfung erforderlich ist. Eine manuelle Korrektur der Auswahl und die Zuordnung eines anderen Kunden sind jederzeit möglich.
Die elektronische Anlieferung der Daten garantiert nicht die Vollständig­keit der Unterlagen. Einige Dokumente wie Prüfungsberichte müssen Steuerberater vor dem Versand manuell hinzufügen. Möglich ist auch, automatisch erzeugte PDFs zu löschen und durch andere zu ersetzen. Deshalb müssen Sparkassen die Unterlagen weiterhin auf Vollständig­keit prüfen. Bisher ist die Authentifizierung manuell beim Eingang der Unter­lagen anhand der Unterschrift auf dem Jahresabschluss erfolgt. Beim Difin ist eine Unterschrift nicht vorgesehen. Vielmehr wird der in der TVE be­nannte autorisierte Absender mit dem des Difin verglichen. Wenn beide identisch sind, gilt die Authentizität als gegeben.
Soweit sich auf der Absenderseite nichts ändert, muss die Sparkasse diesen Abgleich nur einmal manuell durchführen. Da jedem Sender eines Difin eine eindeutige Absender-ID zugeordnet ist, vereinfacht sich der Abgleich in den Folgejahren: Die Absender-ID wird dazu in Ebil notiert und in den Folgejahren ist lediglich noch ein Vergleich der IDs notwendig. Dieser wird künftig automatisch erfolgen, sodass ein weiterer Aufwand entfällt.

Anpassung der Ablauforganisation im Institut

Bisher erhält üblicherweise der Kundenberater die Offenlegungsunter­la­gen per Post oder E-Mail und beauftragt die Marktfolge mit der Analyse. Mit dem Difin stellt der DSV die elektronischen Jahresabschlüsse direkt in der Marktfolgeanwendung Ebil bereit. Eine Möglichkeit ist, dass der Markt etwa über Vertriebsassistenzen mit Ebil-Zugang wie bisher die Eingangsbearbeitung der Difins übernimmt. Wie bei vielen anderen Sparkassen werden auch bei der KSK Köln über Ebil eingehende Difins zentral in der Marktfolge bearbeitet. Hier erfolgt die Kundenzuordnung, gleichzeitig wird das Vorliegen bzw. die Authentizität der TVE geprüft.
Die bildliche Kopie des Jahresabschlusses (PDF) wird gemeinsam mit den Begleitinformationen zum Difin in OSPlus archiviert, sodass der hausweite Zugang zu der Information zeitnah gewährleistet ist. Der Kundenberater wird über den Eingang des digitalen Jahresab­schlusses informiert und fordert bei Bedarf die TVE nachträglich an. In Abhängigkeit vom definierten Auswertungserfordernis setzt er den eigent­­lichen Analyse- und Ratingprozess in Gang. Erst danach bearbei­tet ein qualifizierter Analyst den Vorgang. Er nutzt dafür die bereits importierten Ebil-Daten als Basis, die anhand der PDF noch zu ergänzen ist.
Als eine Tendenz ist aber schon jetzt erkennbar, in der Marktfolge auch gleich anhand der Offenlegungsgrenzen und weiterer Kriterien die Auswer­tungs­notwendigkeit zu prüfen. Sind keine zusätzlichen Informationen notwendig, kann die Analyse sofort mit der Auswertung der Unterlagen beginnen.

Fazit und Ausblick 

Der Digitale Finanzbericht vereinfacht nicht nur die Offenlegung und entlastet Kunde, Berater und Analysten von der Papierverwaltung. Darüber hinaus sind die strukturierten Daten auch die Voraussetzung, um weitere Prozessschritte zu utomatisieren. Bereits umgesetzt ist der automatische Eingangsstempel beim Dateneingang in EBIL. Das Zusammenspiel von übertragenen Daten und Importroutinen wird weiter optimiert. Ziel ist es, mittelfristig eine Anbindung für das zentrale Dokumentenarchiv (ZDA) der Finanz Informatik zu schaffen, um den Prozess möglichst einfach zu gestalten. Als weitere Möglichkeit könnte der Unterlageneingang in EBIL mit der OSPlus-Anwendung "Offenlegungsplflicht §18 KWG" verknüpft werden, um Mahnschreiben zu verhindern. Die bisherigen Erfahrungen von Sparkassen zeigen, dass es nicht reicht, nur einzelne Aufgaben zu betrachten und die manuellen Prozesse elektronisch nachzubilden. Um das volle Potenzial auszuschöpfen, müssen auch die einzelnen Prozessschritte intelligent verknüpft werden.
Das Difin-Verfahren wird künftig weiter ausgebaut. Vorgesehen ist die Übertragung unterjähriger Informationen wie Betriebswirtschaftliche Auswertungen. Derzeit wird ein sogenannter Rückkanal vorbereitet, über den die Sparkasse ihrem Kunden oder dem berechtigten Steuerberater strukturierte Informationen zu Zins- und Tilgungsplänen zur Verfügung stellen kann. Das erlaubt dann den Firmenkunden, einen weiteren Teil ihrer Buchführung zu automatisieren. Dieser Schritt wird wesentlich zur Akzeptanz des Verfahrens beitragen. Bereits heute profitieren sowohl die Sparkassen als auch deren Kunden vom Digitalen Finanzbericht. Künftig könnte sich das Verfahren zu einem zentralen Informationssystem im gewerblichen Geschäft entwickeln.
Autoren
Arne Kühmstädt ist Produktmanager im Deutschen Sparkassenverlag in Stuttgart.
Anja Schernikau ist Fachbereichsleiterin Kreditanalyse bei der Kreissparkasse Köln.
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  1. Digitaler Finanzbericht beschleunigt Workflow
  2. Eingangsverwaltung und Authentifizierung der Difins
  3. Fazit und Ausblick 
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