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| Gremienarbeit

Digitalisierung muss sich rechnen

Eine nahezu papierlose Gremienarbeit hat die Sparkasse Vogtland auf den Weg gebracht. Außer Papier wird auch Zeit gespart. Daneben wird die Sicherheit erhöht. Alle nicht für Dritte bestimmte Unterlagen sind für Verwaltungsräte nur über einen speziell gesicherten Server zugänglich – und damit nicht mehr für Reinigungspersonal oder Sekretariatsmitarbeiter.

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Die Digitalisierung verändert zunehmend die Beziehung zwischen Banken und Kunden, aber logischerweise auch bankinterne Prozesse. Digitalisierung sollte dennoch niemals Selbstzweck sein, sondern dort eingesetzt werden, wo sich Effizienzgewinne vernünftig realisieren lassen – etwa bei der papierlosen Gremienarbeit von Sparkassen. Für die Sparkasse Vogtland ist diese Rechnung aufgegangen. Seit 2013 arbeitet das Institut mit einer Lösung, die die Gremienkommunikation stark vereinfacht und vor allem beschleunigt. Für alle Beteiligten ergibt sich so eine komfortablere Situation als zuvor. Gleichzeitig rechnet sich der Einsatz der Anwendung, was sich mit harten Fakten belegen lässt.

Sparkassen unter Druck

Sparkassen haben dabei mit unterschiedlichen Herausforderungen zu kämpfen. Das Jahr 2018 ist mehr denn je von negativen Leitzinsen, hoher Preissensitivität der Kunden und damit geringen Margen von Banken und Sparkassen geprägt – und das ohne Aussicht auf mittelfristige Änderung. Direktbanken erhöhen den Druck auf die Preise zusätzlich, weil sie geringere Personal- und Sachkosten zu tragen haben.

Auch die Kunden ändern ihr Verhalten. War es vor 15 Jahren noch so, dass fast alle Menschen für ihre Bankgeschäfte in die Filiale gegangen sind und die Dienste sowie das Know-how der Mitarbeiter eines Instituts genutzt haben, sieht der Beratungsexperte seine Kunden Stand heute immer seltener. Einerseits werden hier Prozesse verschlankt und kostenseitig optimiert, denn Onlinebanking oder Selbstbedientechnik für Geldgeschäfte federn viel ab.

Auf der anderen Seite schwindet der Kontakt zum Kunden und damit die Möglichkeit, Geschäfte abzuschließen, zunehmend. Alles in allem ergibt sich so ein Szenario, das es erforderlich macht, zwingend auch die wirt­schaftlichen Aspekte einer jeden Entscheidung ausgiebig zu beurteilen, um Optimierungspotenziale heben zu können. Diese Überlegungen müssen im Grunde für jeden Sachverhalt separat erfolgen und konse­quent weiterverfolgt werden. Die Sparkasse Vogtland stellt sich dieser Aufgabe auch im Bereich der Gremienkommunikation.

Analoge Gremienkommunikation ist teuer

Die Kostenseite im Bereich Gremienkommunikation hat folgendes Bild gezeigt: Innerhalb eines Jahres sind für benötigte Gremienunterlagen geschätzt 120 000 Seiten Papier ausgedruckt worden. Bei günstigen Farblaserdruckern und angenommenen sieben Cent je Seite, ergab sich so ein Kostenblock in Höhe von 8500 Euro pro Jahr – allein für das Drucken der Unterlagen. Hinzu kommen die Personalkosten für die Herstellung und Bereitstellung der Dokumente.

Im Durchschnitt druckt ein Laserdrucker 40 Seiten pro Minute. Daraus ergab sich eine reine Druckzeit von mehr als sechs Tagen im Jahr, sofern ein gewöhnlicher Arbeitstag mit acht Stunden als Grundlage dient. Die Unterlagen mussten jedoch auch noch zusammengestellt, sortiert und überprüft werden. Dieses Papierhandling hat in der Vergangenheit zusätzlich Zeit in Anspruch genommen. Und der Aufwand endet an dieser Stelle keinesfalls.

Erfahrungsgemäß kommt es bis zur Sitzung immer wieder zu Aktualisierungen und Ergänzungen der Sitzungsunterlagen. Diese müssen dann wieder ausgedruckt und ausgetauscht werden. Die Summe aus den bereits genannten 8500 Euro zuzüglich der Personalkosten, die aufgrund des "Papierhandlings" entstehen, verdeutlichen die Kostendimensionen dieses Prozesses.

Ressourcen schonen – Kosten senken

Dass es auch anders geht, zeigt die heutige Situation in der Sparkasse Vogtland, die mit der Lösung "DP-Board" der Firma Denkende Portale eine digitale Lösung gefunden hat, diese Kosten zu senken und so den Weg in eine papierlose und komfortable Zukunft für ihre Gremienkommunikation zu ebnen. Auf das Drucken der Unterlagen für die Verwaltungsräte kann so seit gut zwei Jahren verzichtet werden.

Die Vorabeinsichtnahme erfolgt nun im privaten Umfeld der Verwaltungs­räte, die sich per Webbrowser sicher in die Anwendung einloggen und dort die Unterlagen bereits vor der Sitzung analysieren können. Geschützt und verschlüsselt sind die erforderlichen Dokumente online zu finden. Für die eigentliche Sitzung sind Tablets angeschafft worden, die mit den Unterlagen bestückt sind.

Diese Lösung wird weiter optimiert, denn mit der zugehörigen App haben die Verwaltungsräte auch die Möglichkeit, direkt Notizen in den Sitzungsunterlagen vorzunehmen. Das leichte Tablet ist so bereits nicht nur in diesem Beispiel, sondern schon in unzähligen Institutionen zum zentralen Arbeitsmedium geworden, das sowohl alle Unterlagen der Vergangenheit wie auch die persönlichen Notizen der Verwaltungsräte an aktuellen Dokumenten beinhalten kann.

Der entscheidende Vorteil liegt jedoch darin, dass die direkten Kosten, die eine papierhafte Erstellung, Bearbeitung und Verteilung der Unterlagen mit sich bringen, entfallen. Für die Sparkasse Vogtland macht das in Summe weit mehr als 10 000 Euro pro Jahr aus. Für Institute, die keine ganz so umfangreichen Sitzungsunterlagen erstellen, ergibt sich mindestens eine Ersparnis von 5000 Euro, die einem jährlichen Aufwand von etwa 2000 Euro für eine Lösung wie DP-Board entgegenstehen.

Natürlich bleiben einige Aufgaben, die selbst erledigt werden müssen − etwa, die Unterlagen zu sammeln, aus den Einzelunterlagen eine optisch ansprechende Gesamtunterlage zu erstellen und diese über den Datenraum den Verwaltungsräten zur Verfügung zu stellen. Auf diese Weise kann die ein oder andere Ergänzungsunterlage den Verwaltungsräten selbst kurzfristig noch vor Sitzungen zur Verfügung gestellt werden, weil der Prozess und die Verteilung so einfach und schnell realisierbar sind.

Der Vorteil für die Verwaltungsräte: Sie haben dabei immer Zugriff auf ihre Unterlagen, können sich zu jeder Zeit mit den aufsichtsrechtlichen Belangen der Sparkasse beschäftigen und die Unterlagen vergangener Sitzungen einsehen – 365 Tage im Jahr, individuell und flexibel.

Komfortabel und sicher

Ein weiteres entscheidendes Kriterium bei der Digitalisierung von Prozessen ist zudem die Sicherheit der Unterlagen und der Schutz vor unberechtigtem Zugriff oder der illegalen Weitergabe derselben. Wie bereits erwähnt, hat die Sparkasse Vogtland in der Zeit vor der Digitalisierung die Sitzungsunterlagen nicht einmal in Papierform an die Verwaltungsräte verteilt, sondern sie mussten in den Filialen der Sparkasse eingesehen werden. Und das aus gutem Grund: Die Inhalte der Unterlagen dürfen nicht in die Hände unberechtigter Dritte gelangen, etwa von Familienmitgliedern, Reinigungskräften oder Sekretariats­mitar­beitern der Mandatsträger – auch nicht bei der Entsorgung der Unterlagen. Immerhin ist ein versehentliches Entsorgen im Papiermüll oder ein Diebstahl der Arbeitstasche bei 18 Verwaltungsräten nicht ausgeschlossen.

Auch hier überzeugen gut durchdachte digitale Lösungen, denn über die Serverarchitektur kommt die Firewall einer demilitarisierten Pufferzone gleich. Das heißt, es existiert ein Kommunikationsserver, der die verschlüsselte Kommunikation zum Internet organisiert. Die eigentlichen Sitzungsunterlagen liegen dagegen auf einem Server, der keine Verbin­dung zum Internet hat. Damit müsste ein potenzieller Angreifer zuerst den Kommunikationsserver hacken und sich von dort aus Zugang zu den Applikationsservern verschaffen.

Dass ein solcher Angriff unbemerkt bleibt, ist schier unmöglich, weil die existierenden Überwachungsskripte ungewöhnliche Aktivitäten sofort melden. In dieser demilitarisierten Zone werden zudem nur hochgradig gesicherte "Tresore" abgelegt, zu denen verschlüsselte Sitzungsunter­lagen der Sparkasse ebenfalls zählen sollten. Damit ist gewährleistet, dass auch der Betreiber einer Gremienkommunikationslösung nicht an die Daten gelangt, aber dennoch adäquaten Support leisten kann.

Der Vorteil für den Anwender: Sein Nutzerverhalten wird durch die hochgradige Verschlüsselung überhaupt nicht beeinflusst, da sie im Hintergrund bleibt. Selbst die Ver- und Entschlüsselung von Kommen­taren und Notizen erfolgt automatisch. Die Sicherheit der Anwendung wird indes durch jährliche Penetrationstests gewährleistet.

Fazit

Die digitale Transformation bringt in jedem Fall einen klaren Einsparef­fekt für die Sparkasse mit sich – und das bei gleichzeitiger Gewähr­leistung aller notwendigen Sicherheitsmechanismen. Die Digitalisierung von Prozessen ist jedoch nur dann effizient und zielführend, wenn sie systematisch, vernünftig und vor allem achtsam eingesetzt wird. Mittelgroße Sparkassen können auf diese Weise über einen Zeitraum von fünf Jahren sicherlich weit mehr als 100 000 Euro sparen und gleichzeitig die Gremienarbeit verbessern.

Am Ende fallen so auch die Anschaffungskosten mobiler Endgeräte kaum ins Gewicht. Nicht zuletzt sind Kostenersparnis und Komfortgewinn bei gleichzeitiger Rechtssicherheit vernünftige Argumente. Selbst Sicherheitsbedenken sind verständlich, aber unbegründet. In der Sparkasse Vogtland überwiegen die Vorteile deutlich. Die Zukunft der Gremienarbeit ist also digital und papierlos.

Autoren
Anja Tüllmann arbeitet im Vorstandsstab der Sparkasse Vogtland in Plauen.
Bernd Schilbach ist Geschäftsführer der Denkende Portale GmbH in Plauen.