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| Gremienkommunikation

Sicherer Draht zu Vorstand und Verwaltungsrat

Digitale Tools sind für jedwede Gremienarbeit ein echter Fortschritt. Unterlagen lassen sich schneller und effizienter als früher austauschen. Nach verschiedenen Tests hat die Sparkasse Allgäu jetzt das ideale Hilfsmittel gefunden.

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Die aktuellen betriebswirtschaftlichen Herausforderungen für Sparkassen sind hinlänglich bekannt. Mit der zunehmenden Digitalisierung ist auch die Verbesserung der Prozesseffizienz in den Fokus gerückt. Gleichzeitig darf die Leistungsqualität nicht leiden. Dies gilt nicht nur für das Serviceversprechen gegenüber den Kunden, sondern auch für die internen Arbeitsabläufe. Aus diesem Grunde setzt die Sparkasse Allgäu auf moderne IT-Lösungen – nicht nur in der Kundenberatung, sondern in der gesamten Organisation.

Digitale Optionen nutzen

 
Die Sparkasse Allgäu setzt für ihre Gremienarbeit auf moderne digitale Kommunikations-Tools. © Sparkasse/Rupp
Der Nutzen digitaler Lösungen ist greifbar, wie sich am Beispiel der Gremienkommunikation zeigt. Inspiriert von einer anderen Sparkasse, setzt man im Allgäu auf die Software-Lösung dp:board.

Das Institut arbeitet bereits seit einiger Zeit mit einem digitalen Daten­raum in der Verwaltungsratsarbeit. Von Vorteil ist dabei vor allem die einfache, schnelle und bedienerfreundliche Bereitstellung von Unter­lagen für den Vorstandsstab und die Gremienmitglieder. Vertrau­liche Dokumente können Berechtigte jederzeit und ortsunabhängig einsehen. Zudem lassen sich Unterlagen kommentieren und Sitzungen so deutlich effizienter vorbereiten. 

Ein Blick auf den Arbeitsprozess zeigt den Vorteil: Die Unterlagen aus den Fachbereichen werden in der Regel durch den Vorstandsstab gesammelt und mittels eines separaten Tools zu einer Gesamtunterlage aufbereitet. Die Gliederung für die Sitzung wird dabei automatisch erstellt und jeder Tagesordnungspunkt ist mit der entsprechenden Unterlage verlinkt.

Das Ergebnis ist eine verschlüsselte PDF-Datei, die den Gremienmitglie­dern im Datenraum zur Verfügung gestellt wird. Die Navigation im Tool selbst und das Handling ist für alle Beteiligten sehr einfach und übersichtlich. Die Einladung und der Hinweis auf die Dokumente werden ebenfalls aus dem geschützten Datenraum heraus versendet. Die Bearbeitung der Dokumente und vor allem die nach MaRisk notwendige rechtzeitige Bereitstellung der Unterlage für den Verwaltungsrat werden dabei programmseitig dokumentiert.

Der gesamte Prozess erfüllt damit die Anforderungen der Revision – und er schafft zudem auch spürbar eine deutliche Prozessverbesserung und damit Kostenvorteile. Die Ipads für die Verwaltungsräte, um die Unterlagen mobil einsehen zu können, waren in Kempten bereits vorhanden. Investition in neue Hardware und damit neue Kosten sind damit nicht angefallen.

Die Sparkasse Allgäu profitiert auch von der Möglichkeit, über eine einzige Lösung verschiedene Gremien mit Unterlagen versorgen zu können – derzeit den Vorstand und den Verwaltungsrat. Dabei ist sichergestellt, dass jeder auch wirklich nur solche Dokumente sieht, die explizit seiner Zuständigkeit entsprechen.

Herausforderungen bewältigen

Bei der Einführung der neuen Lösung, waren natürlich auch Herausforderungen zu meistern. Beispielsweise hatte die Sparkasse Allgäu in ihrem vorherigen Datenraum viele Unterlagen der letzten Jahre gesammelt. Diese Archivierung sollte auch für die neue Lösung möglich sein.

In der Praxis hat es sich hier um verschiedenste, vertrauliche Berichte (zum Beispiel aus den Bereichen Risiko- und Geschäftsentwicklung) gehandelt. Da im neuen Datenraum nur hoch verschlüsselte PDF-Dateien eingestellt werden durften, ist für die Sparkasse Allgäu vom Hersteller ein weiteres Tool entwickelt worden, das Massendaten im PDF-Format einfach nacheinander verschlüsselt.

Darüber hinaus musste der Datenraum selbst erweitert werden. Einzeldateien sollten sich etwa per gewohntem „Drag & Drop“ in den Datenraum ziehen lassen und in der vorhandenen und den Verwaltungsräten bekannten Ordnerstruktur abgelegt werden können. Mit der jetzt realisierten Lösung sind die Mitarbeiter der Sparkasse auch ohne spezifische Schulung in der Lage, Einzeldateien ganz einfach und unkompliziert an Vorstände und Verwaltungsräte zu übergeben.

Missbrauch ausschließen und redundante Sicherheitsmechanismen schaffen

 
Vor allem auf eine optimale Sicherheitsinfrastruktur haben Bernd Schilbach (links) und Andreas Hirschle (rechts) bei der Kommunikationslösung für die Gremienarbeit der Sparkasse Allgäu geachtet. © Denkende Portale/Sparkasse
Wenn es darum geht, Prozesse zu digitalisieren, ist neben der höheren Effizienz vor allem ein Faktor entscheidend: Sicherheit. Im Falle der Gremienarbeit bedeutet dies, dass Unterlagen stets vor unberechtigtem Zugriff oder einer illegalen Weiterleitung geschützt sein müssen.

Eine papierhafte Übergabe oder der Versand der Unterlagen scheidet darum aus Gründen der Vertraulichkeit und der Sicherheit aus. Unterlagen nur in den Räumlichkeiten der Sparkasse einsehen zu können, war und ist für die Gremienmitglieder allerdings nicht praktikabel. Die neu eingeführte Lösung erfüllt deshalb gleich auf mehreren Ebenen wichtige Sicherheitsanforderungen.

Ein wesentlicher Aspekt ist etwa, vertrauliche E-Mails zu versenden. Die Dokumente werden dabei über ein internes Nachrichtensystem an die entsprechenden Empfänger verteilt. Dass sie „Gremien-Post“ haben, erfahren Vorstände und Verwaltungsräte über einen Hinweis in ihrem „normalen“ E-Mail-Programm. Auf diese Weise werden die Verantwortli­chen schnell und unkompliziert über neue Inhalte im Portal informiert, sobald diese vorliegen.

Auch der Weg dorthin muss natürlich einfach und gleichzeitig sicher sein. Gelöst haben die Sparkasse Allgäu und ihr Dienstleister den Anmeldeprozess mit dem modernen Verfahren einer Zwei-Faktor-Authenti­fizierung. Jeder Zugriffsberechtigte benötigt nur eine Pin und bekommt im Anmeldeprozess zusätzlich eine SMS-Tan auf sein Mobiltelefon gesendet. Dieses zweistufige Verfahren erfüllt nicht nur höchste Sicherheitsanforderungen, es bewährt sich auch in der praktischen Anwendung.

Darüber hinaus sind natürlich auch grundlegende technische Aspekte, wie der Schutz der Server-Architektur, durch eine Firewall zu erfüllen. Hinzu kommt, dass die Sitzungsunterlagen auf einem eigenen Server abgelegt sind, der keine Verbindung zum Internet zulässt. Für die verschlüsselte Kommunikation nach außen und den Internetzugang sorgt wiederum ein separater Server.

Zugang haben hier nur die von der Bank berechtigten Nutzer. Auf diese Weise ist selbst der Betreiber der Gremienkommunikationslösung nicht in der Lage, an die Daten zu gelangen – gleichzeitig kann er aber weiterhin Wartung und Support gewährleisten. Die automatische Verschlüsselung der Information, Dateien, Kommentare und Notizen im Hintergrund ist für den Anwender nicht spürbar. Nutzung und Handling des Tools werden durch diese Sicherheitsanforderungen nicht eingeschränkt. 

Fazit

Digitale Lösungen leisten einen wesentlichen Beitrag, Arbeitsprozesse in der Gremienkommunikation effizienter zu gestalten – und das bei höchster Sicherheit. Allerdings ist nicht jedes Tool besser als vorhan­dene Verfahren, nur weil es digital ist. Erfolgreich für die Gremienarbeit einsetzbar sind Lösungen, die einerseits komfortabler und effizienter für alle Beteiligten sind und andererseits redundante Sicherheitsmecha­nismen haben. Ein digitaler Prozess sollte ferner nicht teurer sein als die manuellen Abläufe, die er ersetzen soll. Für die Sparkasse Allgäu hat sich die Umstellung von der vorherigen Lösung auf eine einfach zu bedienende und hochsichere, digitale Plattform in jedem Fall gelohnt. Sie verlief auch aus Sicht der Vorstände und Gremienmitglieder absolut problemlos.

Autoren
Andreas Hirschle ist stellvertretendes Vorstandsmitglied der Sparkasse Allgäu in Kempten.
Bernd Schilbach ist Geschäftsführer der Denkende Portale GmbH in Plauen.