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14. Mai 2018 - 10:06Immobilien

Transparent handeln

von Frank Hummel, P3N AG, Ralf Redlich, Sparkasse Vorpommern

Die Verwaltung von Liegenschaften bietet in vielen Sparkassen noch Potenzial. Ein Einblick in die Arbeit der Sparkasse Vorpommern zeigt hilfreiche Eckpfeiler für Verbesserungen.

Die Sparkasse Vorpommern − hier die Hauptstelle − optimiert ihr Liegenschaftsmanagement. (Sparkasse)
Die Notwendigkeit, Kosten zu reduzieren, und der Wunsch nach einer spürbaren Effizienzsteigerung ziehen sich wie ein roter Faden durch alle Abteilungen in Sparkassen und Banken. Die Potenziale sind durchaus vorhanden – sie wollen nur entdeckt werden. Oftmals entpuppt sich genau dies als eine ziemlich anspruchsvolle Aufgabe, die mitunter von unterschiedlichen Emotionen, Mitarbeiterbedürfnissen und der generellen Sorge um Veränderungen begleitet sein kann. Umso wertvoller erweist sich hier eine für alle Beteiligten nachvollziehbare Faktentransparenz, die Entscheidungen nachvollziehbar macht und folglich für eine breite Akzeptanz sorgt.
Bei der Sparkasse Vorpommern beispielsweise stand im vergangenen Jahr die Fachgruppe "Liegenschaften" auf dem Prüfstand. Hervorgerufen durch notwendigen Personalum- und -abbau galt es zu beurteilen, wie viele Ressourcen künftig erforderlich sind, um die 82 Standorte – auf den Inseln und auf dem Festland – optimal betreuen zu können. Den Verantwortlichen fehlte es zunächst an Transparenz über das tatsächlich anfallende Arbeitsvolumen – bis sie sich einer effizienten und messbaren Methode bediente. Der Sparkasse Vorpommern gelang es damit, ihre Kapazitätsplanung in nur vier Wochen mit Fakten zu unterlegen.

Transparenz schaffen

Nach der Fusion mit der Sparkasse Rügen im Jahre 2013 musste die nun neue Sparkasse Vorpommern aus Effizienzgründen ihre Mitarbeiterzahl auf das notwendige Mindestmaß reduzieren. Mithilfe von Maßnahmen zum Personalum- und -abbau gelang bereichsübergreifend eine schrittweise Reduktion der Personalkapazitäten – auch in der Fachgruppe Liegenschaften. Da zeitgleich die Gruppe Verwaltung ebenfalls zusammenschmolz, beschloss die Sparkasse, die Mitarbeiter in die neue Fachgruppe Liegenschaften zu integrieren. Insgesamt wurden im Zuge des Umstrukturierungsprozesses aus neun Liegenschaftsmitarbeitern sechs. Dazu kamen sechs Mitarbeiter der bisherigen Gruppe Verwaltung.
Folglich lag der Fokus zunächst auf der künftigen Aufgabenverteilung und einer effizienten Abarbeitung. Die Frage war nur: Wie? Wie kann es gelingen, die anstehenden Tätigkeiten überhaupt erst einmal zu erfassen? Wie können eine valide Datenbasis und damit die notwendige Transparenz entstehen, um die einzelnen Aufgaben und die damit in Zusammenhang stehenden Aufwände messbar zu machen? Schnell wurde den Fachverantwortlichen in der Sparkasse klar, dass hierfür eine professionell durchgeführte Datenerhebung der richtige Weg sein wird.

Strukturiert vorgehen

Die Datenerhebung mithilfe einer individuellen Freitextaufschreibung zu schaffen, kam dabei nicht infrage. Viel zu komplex sind die im Bereich Liegenschaftsverwaltung anfallenden Aufgaben, und viel zu unterschiedlich würden folglich die notierten Tätigkeiten ausfallen – vom individuell gefärbten Wortlaut ganz abgesehen. Die Ergebnisse wären folglich gar nicht oder nur sehr schwer auszuwerten gewesen. Vielversprechender war hier die Durchführung einer strukturierten Aufschreibung.
Nach der Präsentation eines externen Dienstleisters reifte in den Köpfen der Fachverantwortlichen die Idee, jene mit technischer Unterstützung durchzuführen. Auch hier hatte der Dienstleister einen eigenen Lösungsansatz parat. Für die notwendige Datenerhebung in unterschiedlichen Themenfeldern hat der Dienstleister digitale Werkzeuge entwickelt, wie etwa eine App, mit deren Hilfe individuell konfigurierbarer Tätigkeitsprofile erstellbar sind. Damit gibt die Lösung Aufschluss über das Tätigkeitsverhalten, über Prozesszeiten und Bedarfsanforderungen.
Parallel dazu stellt das Beratungshaus auch die für die Erhebung notwendigen Tablets zur Verfügung. Die Geräte enthalten die vorkonfigurierte App mit den anfallenden Tätigkeiten – die im Vorfeld mit dem Institut abgestimmt sind – und sind so sofort einsatzbereit. Dieser Ansatz überzeugte die Sparkasse Vorpommern: Sie startete gemeinsam mit dem Dienstleister ein Projekt mit dem Ziel der Schaffung einer Datentransparenz, die als Grundlage für die Einleitung weiterer Maßnahmen dienen sollte. Insbesondere für Bereiche wie dem Immobilienmanagement und der Liegenschaftsverwaltung mit einer Vielzahl auch dezentraler Betreuungstätigkeiten in den Filialen ist die durch die Tablets gegebene Mobilität von Vorteil.

Der Weg zum Ziel

Der Entscheidung folgten schnell Taten. So übergab die Sparkasse Vorpommern im Oktober 2017 den Kollegen auf Dienstleisterseite eine Liste mit Tätigkeiten, die sich in der Software widerspiegeln sollten. Auch die Konzeption der Vorgehensweise konnte noch im Oktober abgeschlossen werden. So legten die Fachverantwortlichen gemeinsam mit dem Personalrat beispielsweise fest, dass die Erhebung anonym erfolgt und lediglich Arbeitsvorgänge und deren Dauer erfasst werden – ohne einen möglichen Rückschluss auf den einzelnen Mitarbeiter zuzulassen.
Das Schaubild zeigt die Tablet-Erfassung innerhalb des Projekts. (P3N)
Im Fokus sollte dabei stets die Analyse der Arbeit in der Gruppe stehen. Die anschließende, eigentliche Einweisung der Mitarbeiter in das Programm dauerte nur eine Stunde. Ebenso zügig ging es weiter: Im Laufe des Monats November waren alle Tätigkeiten via Tablet erfasst und die Auswertung konnte beginnen. Die Mitarbeiter mussten dabei lediglich die Tablets bei sich führen, den "Startknopf" drücken, nach Beendigung beziehungsweise Unterbrechung die gestoppte Zeit anhalten, die einzelne Tätigkeit auswählen und schlussendlich den Vorgang abspeichern.
Im Dezember lagen die Ergebnisse der Führungsebene in einer Excel-Tabelle sowie einer mit Handlungsempfehlungen versehenen Gesamtauswertung gesammelt vor. Natürlich gab es auch Fehlerfassungen, etwa nicht gestoppte Vorgänge oder versehentliche Doppelerfassungen, jedoch: Die Fehlerquote fiel mit insgesamt lediglich 0,8 Prozent sehr gering aus.

Erste Erkenntnisse

Das Schaubild zeigt den Zeitbedarf kaufmännischer Prozesse und die Clusterung nach Dauer sowie ob der Prozess geplant oder ungeplant eingetreten ist. (P3N)
Die plausiblen Ergebnisse vor Augen stellten die Fachverantwortlichen fest, dass ihre Kollegen in der Gruppe Liegenschaften einen Großteil ihrer Aufgaben innerhalb von zehn bis 15 Minuten erledigen. Gleichzeitig wurde deutlich, dass sie dabei viel zu häufig von unterschiedlichen Störfaktoren (etwa Telefonanrufe) unterbrochen wurden. Ebenfalls ließ sich ablesen, dass die Mitarbeiter oft mobil unterwegs sein müssen – was viel Fahrzeit kostet, jedoch in Anbetracht der Tatsache, dass die Sparkasse Vorpommern die drittgrößte Flächensparkasse Deutschlands ist, wohl kaum zu vermeiden sein dürfte.
Dennoch gilt es im Zuge der Auswertung genau zu hinterfragen: Warum ist das so? Ist das immer so? Und schlummern in den Teilaufgaben Optimierungspotenziale, die das Arbeiten in der Gruppe vereinfachen und effizienter gestalten können? Zudem muss natürlich berücksichtigt werden, dass nicht alle Arbeiten innerhalb der vier Wochen im Erhebungszeitraum erfasst werden können. Insbesondere saisonal stattfindende Tätigkeiten, wie etwa die Betriebskostenabrechnung, die traditionell im April/Mai zu Buche schlägt, können in den Novemberzahlen nicht enthalten sein.
Hier müssen über Schätzverfahren die weniger häufigen Tätigkeiten ergänzt werden. Um also die richtigen Maßnahmen abzuleiten und keine voreiligen Schlüsse zu ziehen, hat sich die Sparkasse nach der Datenvalidierung entschieden, mit den Mitarbeitern einen Schritt weiter zu gehen: In einer Workshopreihe sollen Antworten auf folgende Fragen gefunden werden:
  • Wo liegen Probleme?
  • Wo liegen Effizienzpotenziale?
  • Was kann anders organisiert werden?
  • Können Aufgaben wegfallen oder ausgelagert werden?

Dass es in solchen Situationen wenig bringt, von zentraler Seite Vorgaben zu machen, ist bekannt. Darum geht die Sparkasse Vorpommern diesen Weg konsequent gemeinsam mit den Kollegen aus der Fachgruppe. Jenseits von den noch zu beschreibenden Maßnahmen haben die Fachverantwortlichen schon handfeste Verbesserungen im Blick: So will die Sparkasse beispielsweise künftig nur noch so viele Immobilien betreiben, wie sie sie zum Geschäftsbetrieb benötigt. Sie geht damit einen anderen Weg als manche Institute, die ihre Funktion als Betreiber und die Generierung von Mieteinnahmen als Wirtschaftszweig behalten wollen. 
Gemeinsam mit ihrem Tochterunternehmen, der Vorpommerschen Erschließungsgesellschaft, plant die Sparkasse zudem einen Wechsel in ihrer Sourcingstrategie – diese soll ausgewählte Immobilien managen, die das Institut nicht nutzt bzw. lediglich als Teileigentümer besitzt.

Fazit

Effizienz wird in der Sparkasse Vorpommern auch im Bereich Liegenschaften seit jeher großgeschrieben. So fotografiert das Institut seine Immobilien beispielsweise mit 360-Grad-Kameras, die eindeutig aufzeigen, wo sich beispielsweise Gasanschlüsse befinden. Auf diese Weise leisten sie einen wesentlichen Beitrag dazu, dass Reparaturarbeiten viel schneller erledigt werden können. Auch in der täglichen Arbeit soll sich dieser Weg fortsetzen. Um die Aufgaben optimal zu verteilen und die Prozesse noch effizienter zu gestalten, bedarf es allerdings einer vernünftigen Ausgangslage mit konkreten Ergebnissen. Eine valide Datenbasis infolge einer strukturierten Aufschreibung der Tätigkeiten auf Gruppenebene ist dabei unersetzlich. Die effiziente und einfache Datenerfassung mithilfe eines Tablets hat sich für die Sparkasse Vorpommern hierbei bestens bewährt.
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