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Firmenkundenberatung
Strafzahlungen besser vermeiden
Noch immer hadern Unternehmen mit der Umsetzung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Fünf Aspekte, die Firmenkunden berücksichtigen sollten.

Bereits vor knapp zwei Jahren hat das Parlament in Brüssel die einheitliche EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verabschiedet. In den meisten digitalen Betrieben war – trotz zweijähriger Übergangszeit – große Verwirrung die Folge und noch heute fällt vielen die Umsetzung des umfangreichen Beschlusses schwer.

Doch auch wenn hohe Komplexität schnell zu Verwirrung und Unsicherheit führen, gilt es Nachlässigkeiten bei der Durchführung oder gar Untätigkeit zu vermeiden. Drohenden Strafzahlungen entgehen zum Beispiel Online-Händler oder Betreiber von Internetseiten und Portalen, indem sie verschiedene Punkte wie die folgenden beachten.

Um ein theoretisches Abmahnrisiko zu minimieren, verpflichtet sich der Betreiber, eine größtmögliche Transparenz zu gewährleisten.

1. Betroffene informieren

Seit Inkrafttreten der EU-DSGVO besteht eine Informationspflicht des Verantwortlichen gegenüber den betroffenen Personen, so festgehalten in Artikel 13. Diese umfasst nicht nur Kunden oder andere Webseiten-Besucher, sondern auch die eigenen Mitarbeiter sowie neue Bewerber.

Entnimmt ein Betreiber die Daten direkt bei der betroffenen Person, ist er verpflichtet, diese vor der Erhebung zu informieren, was zum Beispiel durch einen Zusatz im Vertrag oder durch eine Einblendung auf der Internetseite geschieht. Beides beinhaltet die Angabe von Namen und Kontaktdaten sowie den Zweck der Speicherung und wie lange diese andauert. Auch jede Änderung der letzten Punkte fällt unter die Informationspflicht.

Tritt der Sonderfall ein, dass eine dritte Partei die Daten sammelt und an den Verantwortlichen weitergibt – aufgeführt in Artikel 14 –, informiert dieser nicht nur über das Grundlegende, sondern gibt auch seine externen Quellen an.

2. Für jeden gut lesbar

Einer ganzen Reihe von Vorschriften unterliegt auch die auf der firmeneigenen Webseite abgebildete Version der Datenschutzerklärung.

Dort erscheinen zum Beispiel Selbstverständlichkeiten wie Name und Kontaktdaten des Anbieters, Angabe zum Zweck der Datenspeicherung, Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung und Dauer der Datenspeicherung. Als ebenfalls notwendig erweisen sich allerdings Hinweise zum Recht auf Auskunft, das Vorhandensein eines Beschwerderechts oder die Angabe von Kontaktdaten eines Datenschutzbeauftragten. Außerdem räumt der Gesetzgeber den betroffenen Personen in dieser Erklärung ein Recht auf Widerspruch bei einer Aufsichtsbehörde ein.

3. Transparenz als höchstes Gebot

Um ein theoretisches Abmahnrisiko zu minimieren, verpflichtet sich der Betreiber, eine größtmögliche Transparenz zu gewährleisten. Seit Inkrafttreten der DSGVO verlangt der Gesetzgeber vom Verantwortlichen, in der Lage zu sein, angeforderte Angaben proaktiv zu liefern. Zusätzlich reicht seit Ende 2019 die bloße Anzeige von verwendeten Cookies auf den Internetseiten nicht mehr aus. Eine deutliche Verschärfung der Richtlinie verbietet jeglichen Einsatz der Datenpakete ohne eindeutige Zustimmung des Nutzers.

Kurz gesagt: keine Einwilligung, keine Cookies. Zur Erfüllung der Voraussetzungen dient etwa die Gestaltung eines gut sichtbaren Banners, welches auf einen Blick alle relevanten Informationen präsentiert. Als besonders beliebt stellen sich seit der Gesetzesverschärfung ankreuzbare Kästchen heraus, die dem Nutzer eine persönlich abgestimmte Auswahl ermöglichen.

4. Double-Opt-in hält besser

Newsletter verschicken gehört zu den am häufigsten angewendeten Methoden der Informationsweitergabe. Mit dem Double-Opt-in Verfahren befinden sich Unternehmen seit Einführung der DSGVO in diesem Fall auf der sicheren Seite. Anders als beim Single-Opt-in fragt der Betreiber dort nicht nur den Kontakt wie zum Beispiel die Mail-Adresse ab, sondern fordert noch eine zusätzliche Absicherung – meistens in Form einer Bestätigungs-Mail – des Kunden.

Damit darf sichergestellt sein, dass die Person, die Informationen erhält, selbige auch tatsächlich angefordert hat. Bei einer möglichen Beschwerde besteht für den Betreiber eine Nachweispflicht der jeweiligen Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten.

5. Verantwortung verteilen

Einige Entscheider denken, die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten erfolge freiwillig. Diese Annahme stellt sich jedoch als falsch heraus. Ganz klar definiert die EU-DSGVO in Artikel 37, Absatz 1, wann die Geschäftsleitung der Pflicht unterliegt, einen Verantwortlichen zu bestimmen. Es gilt daher dringend zu überprüfen, ob das jeweilige Unternehmen diese Voraussetzung erfüllt.

Doch selbst wenn die Notwendigkeit nicht besteht, lohnt sich die Berufung einer Ansprechperson. Laufen alle Probleme und Beschwerden in einem Punkt zusammen, gestaltet sich die Lösung häufig einfacher. Alternativ bietet sich eine den Datenschutzrichtlinien angepasste CRM-Software zur Adressverwaltung wie die von Cobra an.

Autor Jürgen Litz ist Geschäftsführer des Herstellers für Kundenmanagement-Software Cobra mit Sitz in Konstanz. Basierend auf seinen langjährigen Erfahrungen im Bereich Kundenmanagement setzt er sich hier im Hinblick auf die EU-Datenschutz-Grundverordnung für ein positives Verständnis von Datenschutz und Datenchancen ein.

 

Jürgen Litz
– 2. März 2020