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17. März 2017 - 09:14E-Rechnung

Wie die E-Rechnung digital bleibt

von Udo Brönner

"Ein alter Hut", hört man den einen oder anderen sagen. Seit 2012 kann eine Rechnung auch ohne fälschungssichere Signatur per E-Mail versendet und nach umsatzsteuerrechtlichen Regeln akzeptiert werden. Doch bis dato wird elektronische Post noch zu oft ausgedruckt und in Papierform weiterverarbeitet.

Die Rechnung kommt zunehmend digital. Die Verarbeitung erfolgt aber traditionell − nach dem Ausdrucken in Papierform. (dpa)

Der papierlose Geschäftsverkehr wird zunehmend Wirklichkeit. Heute sind Kontoauszüge auf Papier anachronistisch, wichtige Dokumente werden in der Cloud vorgehalten, und die Kommunikation mit dem Kunden wird immer häufiger online abgewickelt. Doch interne Prozesse hinken teilweise noch hinterher. Auch wenn Rechnungen elektronisch ankommen, werde von fast 70 Prozent der Unternehmen – und dies gilt auch für Sparkassen – als erstes nach alter Manier ausgedruckt und in das interne Genehmigungsverfahren gegeben.

Das hat das Forschungsinstitut Ibi Research an der Universität Regensburg in einer Studie herausgefunden. Elektronische Rechnung ja, elektronische Rechnungsabwicklung nein. Im Grunde hat sich also noch nicht viel geändert. Die Rechnungen treffen zwar zunehmend per Mail ein statt als Brief. Doch die Verarbeitung findet zum überwiegenden Teil noch in seit Jahrzehnten bewährter Form statt. Die Rechnung wird als erledigter Vorgang abgeheftet und in Papierform archiviert. So, als würde es Themen wie Digitalisierung oder technologische Weiterentwicklungen nicht wirklich geben. Die Finanz Informatik (FI) stellt den Sparkassen seit 2011 die Anwendung "Das Rechnungsbuch in OSPlus" zur Verfügung (siehe Betriebswirtschaftliche Blätter September 2016), doch auch hier ist festzustellen, dass die Rechnungsbearbeitung in vielen Instituten trotzdem in Papierform erfolgt.
Schon heute nutzen 74 Prozent der Unternehmen die unterschiedlichen Übermittlungsformen der E-Rechnung, darunter E-Mail, Download, EDI-Transfer und De-Mail. Zum Vergleich: 75 Prozent bieten auch die papierhafte Form an, die bei Großunternehmen beliebter ist als bei kleineren Unternehmen. So ein Ergebnis der Studie "Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung" von E-Business-Lotse. Circa die Hälfte der Unternehmen versendet mehr elektronische als papierhafte Rechnungen, mit einem voraussichtlich stark steigenden Anteil, denn 39 Prozent der Unternehmen möchten diesen Anteil erhöhen. Eines der größten Hindernisse sind nach wie vor Unsicherheiten in rechtlichen Fragen der E-Rechnung (33 Prozent).

Digitalisierung intern nutzen

Sehr viel wird über die Digitalisierung auf der Kundenseite gesprochen und geschrieben, wenig aber über die digitalen Möglichkeiten im Backoffice. Das Potenzial der Digitalisierung sollte sich jede Sparkasse zunutze machen. Die Sparkassen-Marktservice (SMS) unterstützt dabei und erledigt Backoffice- und Marktfolge-Dienstleistungen für Sparkassen. Seit Januar hat die SMS auch den eigenen Rechnungsausgang komplett umgestellt. Rechnungen werden jetzt automatisiert im PDF-Format per Mail zugestellt und sind geeignet für die Nutzung des Produkts Rechnungsbuch in OSPlus der FI. Das bietet die SMS auch Sparkassen an. So hat die Frankfurter Sparkasse im Sommer 2016 mit dem Pilotprojekt zur elektronischen Rechnungsverarbeitung begonnen und seither mehr als 3300 Rechnungen verarbeitet. "Die SMS verscannt für uns sowohl die papierhaften als auch die elektronischen Rechnungen. Im OSPlus-Rechnungsbuch werden die Rechnungen kontiert und zur Zahlung freigegeben. Kreditinstitute stehen einerseits unter starkem Kostendruck und müssen andererseits immer mehr Aufgaben erfüllen. Vor diesem Hintergrund ermöglichen es uns digitale Prozesse, Ressourcen zu schonen und Kapazitäten für zusätzliche Aufgaben zu schaffen. Insofern ist die elektronische Rechnungsverarbeitung für uns ein wichtiger Schritt", berichtet Arne Weick, Mitglied des Vorstands der Frankfurter Sparkasse (Fraspa).
Das "Rechnungsbuch" kann unter anderem Adressdaten, Rechnungsbeträge, Steuerbeträge, Bankverbindungen und sogar die Einzelposten der Rechnung auslesen. Nach Erfassung und der optischen Zeichenerkennung (OCR) erfolgt eine Indizierung. Somit werden alle buchhalterischen und archivierungsrelevanten Schritte abgedeckt. Besonders intelligent ist, dass das Rechnungsbuch Teil einer größeren Erfassungslösung ist, zu der auch das Zentrale Dokumenten-Archiv (ZDA), das Dokumenten Management System (DMS) und Paris Plus (Personaladministration und -verwaltung) gehört. Nach den individuellen Wünschen der Sparkassen können Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfungen installiert werden, etwa die rechnerische Richtigkeit. Anhand von Kreditorenkennzeichen wie Name, Adresse oder Bankverbindung erkennt das System den Kreditor und ergänzt die gesamten Kreditorendaten automatisch. Neu auftretende Kreditoren werden dem Zentralsystem automatisch gemeldet.
Die Sparkasse Bensheim war eine der ersten Sparkassen, die sich der Vorteile des Verfahrens bediente. "Wir wollen wettbewerbsfähig bleiben und Kosten sparen. Also haben wir alle Prozesse auf eine elektronische Rechnungsabwicklung ausgerichtet", sagt Dr. Eric Tjarks, Vorstandsvorsitzender der Sparkasse Bensheim. Weick von der Fraspa ergänzt: "Unsere Erfahrungen zeigen, dass es wichtig ist, den Prozess der elektronischen Rechnungsverarbeitung möglichst schlank zu gestalten." Es könne sogar sinnvoll sein, vorgegebene Standardprozesse nicht eins zu eins zu übernehmen, sondern auf die Bedürfnisse und Strukturen des jeweiligen Instituts anzupassen.

Vorteile nutzen

Die Vorteile der E-Rechnung liegen klar auf der Hand. Die Kosten sind erheblich geringer, denn die elektronische Aufbewahrung ist im Vergleich zum Regalmeter deutlich günstiger. Es ist ein weiterer Baustein hin zu einer optimierten Wertschöpfungskette.
Auch die Beachtung von Aufbewahrungsfristen, die zwar nicht wegfallen, aber durch die virtuelle Lagerung vereinfacht werden, sind künftig unproblematischer durchführbar. Es ist erlaubt, Papierrechnungen zu digitalisieren, deren Dateien dann an die Stelle der ursprünglichen Originale treten. "Für uns standen Kosteneinsparungen nicht primär im Vordergrund, sondern wir hatten die Standardisierung und Vereinfachung von Prozessen im Fokus. Mittelfristig werden wir dadurch aber auch Einsparungen erzielen, da die elektronische Rechnungsverarbeitung über die gesamte Prozesskette hinweg Ressourcen schont", stellt Weick für sein Institut klar.
Ingolf Buchholz rät den Sparkassen in seinem Beitrag für die "Betriebswirtschaftlichen Blätter" dazu, die Umstellung im Rahmen einer ganzheitlichen Bestandsaufnahme des Rechnungsbearbeitungsprozesses anzugehen. Der Seniorberater bei der Sparkassen-Consulting aus München stellt dar, dass die Analyse nicht selten Bearbeitungszeiten von 30 Minuten bei Durchlaufzeiten von mehreren Tagen aufdeckt. Grund, über Innovationen in der Buchhaltung nachzudenken, gibt es auf jeden Fall: Erfahrungsgemäß lassen sich mit der Einführung des Rechnungsbuchs 25 Prozent der Kosten reduzieren.

Einen Blick in die Zukunft wagen

Manfred Üffing, Verbandsgeschäftsführer des Sparkassen- und Giroverbands Hessen-Thüringen (SGVHT), begrüßt es, wenn Sparkassen die Digitalisierung zur Optimierung der internen Prozesse nutzen. "Aus meiner Sicht können die durch die Digitalisierung von Prozessen freiwerdenden Kapazitäten in den Vertrieb der Sparkassen umallokiert und dort wiederum mithilfe digitaler Prozesse Vertriebserfolge durch persönlichen Kundenkontakt erzielt werden", so Üffing.
Der Mehrwert elektronischer Rechnungen lässt sich besonders durch vom die Rechnungsaussteller standardisierten Formate heben, aus denen der Empfänger die relevanten Rechnungsdaten ohne großen Aufwand extrahieren kann. Dafür wurde der sogenannte Zugferd-Standard entwickelt: Die Norm sorgt dafür, dass die Rechnungen zu einem Hybrid aus einem PDF-Dokument mit eingebetteten, extrahierbaren XML-Daten wird. Und nicht zuletzt ist die elektronische Rechnung auch ein Beitrag zum zunehmend an Bedeutung gewinnenden Nachhaltigkeitsmanagement, für das sich viele nicht gefällte Bäume bedanken.
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