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| Robotic Process Automation (RPA)

Baustein im Finanzinstitut der Zukunft

Unter dem Begriff Robotic Process Automation (RPA) versteht man die Automatisierung von Prozessen mit Hilfe geeigneter Software. Durch die Einbindung von RPA in das eigene Prozessgefüge kann eine Bank oder Sparkasse zum einen seine Mitarbeiter entlasten und freiwerdende Kapazitäten anderweitig nutzen. Zum anderen ermöglicht RPA nicht nur eine Prozessautomatisierung, sondern auch Raum, um Prozesse zu hinterfragen und zu verbessern.

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In Finanzinstituten gibt es eine große Bandbreite unterschied­licher Prozesse. Diese erstrecken sich von komplexen Investitions- und Kreditentscheidungen über interne organisatorische Abläufe bis hin zum Abarbeiten von Listen. Dabei ist keineswegs nur das Bearbeiten komplexer Themenfelder zeit- und arbeitsintensiv. Auch Tätigkeiten die stets dem selben Schema folgen (z. B. Abgleich von Daten aus einer Excel-Liste mit denen aus einer Datenbank, Verarbeiten standardisierter Kundenanträge) können je nach Umfang der zu verarbeitenden Daten große Mitarbeiterkapazitäten binden. Die fehlen widerum den betroffe­nen Mitarbeitern, um ihrer Qualifikation entsprechenden, anspruchsvol­leren Tätigkeiten nachzugehen. An diesem Punkt lohnt es sich – als Alternative manueller Bearbeitung –, strukturierte Prozesse zu automatisieren.

Grundlegendes zur Funktionsweise von RPA

Ist ein Prozess mit einer RPA-Software automatisiert worden, kann er mit Hilfe eines sogenannten Roboters ausgeführt werden. Dabei handelt es sich um einen reinen Software-Roboter, der mit seinem physischen Pendant lediglich den Namen gemeinsam hat. Bei der Entwicklung eines Roboters werden die Tätigkeiten, die ein Mensch bei der Bearbeitung eines bestimmten Prozesses durchführen würde (z. B. Enter drücken, in ein Feld klicken), Schritt für Schritt in der Entwicklungs-Software abge­bildet, sodass der gesamte Prozessablauf im Roboter ersichtlich ist. Ein Vorteil des Roboters ist seine „theoretische“ Einsatzfähigkeit von 24 Stunden an sieben Tagen der Woche, sofern die Systeme dies zulassen.

Dabei gibt es nicht die eine RPA-Software, sondern verschiedene Anbieter, die jeweils ihre eigene Software vertreiben. Die größten Anbieter in diesem Bereich sind UiPath, Blueprism und Automation Anywhere. Welche Automations-Software für das eigene Institut geeignet ist, muss dabei individuell abgestimmt werden, da sich die Anwendungen sowohl in der Handhabung als auch inpunkto Kosten signifikant voneinander unterscheiden.

Abhängig von der gewählten Automatisierungs-Software sind grund­sätzlich verschiedene Set-ups für die Infrastruktur des Roboters möglich. Ein Roboter kann entweder so eingerichtet werden, dass er vor Beginn der Prozessbearbeitung von einem Mitarbeiter gestartet wird, oder dass er zu einer festgelegten Startzeit automatisch mit der Prozessbear­bei­tung beginnt, ohne dass ein Mensch mit ihm interagieren muss. Außerdem muss ein Roboter nicht zwangsläufig für alle sichtbar auf dem Desktop laufen. Auch ein Betrieb im Hintergrund auf dem PC eines Mitarbeiters, während dieser anderen Tätigkeiten nachgeht, ist möglich.

In diesem Zusammenhang ist eine enge Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung des Hauses von zentraler Bedeutung, da der Roboter sich in der IT-Infrastruktur des Instituts bewegt. Dabei benötigt er über das richtige Set-up hinaus auch die nötigen Berechtigungen, um auf entsprechende Oberflächen zugreifen und darin arbeiten zu können.

Grundsätzlich ist die Entwicklung eines Roboters nicht oberflächen- oder anwendungsabhängig. Eine Prozessautomatisierung kann für alle erdenklichen Oberflächen erfolgen, sei es für das Kernbankensystem, eine Host-Maske oder einen Webbrowser. Ebenso lassen sich Office-Anwendungen problemlos einbinden. Daten aus einer Excel-Datei oder Access-Datenbank können auf diese Weise ausgelesen oder modifiziert und im weiteren Prozessverlauf verwendet werden. Damit kann der Einsatz der Roboter quasi unabhängig von dem zugrunde liegenden Rechenzentrumssystem „individuell“ erfolgen.

Bei allen Möglichkeiten, die sich durch RPA bieten, sollte man jedoch nicht verschweigen, dass auch diese Technologie (derzeit) noch an ihre Grenzen stößt. Die heutigen Entwicklungsumgebungen sind dahin­gehend konzipiert, einen bestimmten Prozessablauf abzubilden, der festen Regeln und sogenannten repetitiven Arbeitsschritten folgt und auch nicht von diesen abweicht.

Elemente Künstlicher Intelligenz (KI), die es dem Roboter erlauben könnten dazuzulernen und komplexe Entscheidungen zu treffen, sind erst in der Entwicklung. Auch die Verknüpfung von Texterkennung (Optical Character Recognition, kurz OCR) und RPA innerhalb der Entwicklungsumgebung eines solchen Systems bietet aktuell noch Raum für Verbesserungen. Eine Erweiterung um datenanalytische Methoden (Dataanalytics) ist ein weiterer wichtiger Schritt um die eigenen Daten aussagekräftig bereitzustellen, um sie gegebenenfalls mit Unterstützung eines Roboters weiter zu bearbeiten. RPA für sich genommen verfügt über diese analytischen Funktionen (noch) nicht.

Den nächsten Schritt von RPA hin zu Intelligent Process Automation (IPA) zu gehen, ist ein erklärtes Ziel der Anbieter und würde das Verknüpfen aktueller RPA-Technologie mit KI, OCR, maschinellem Lernen und weiteren neuen Technologien bedeuten. In diesem Bereich sind künftig also spannende und sicher wegweisende Entwicklungen zu erwarten.

Geeignete Prozesse identifizieren

 
© BBL
Wer RPA nicht sofort im großen Stil umsetzen will, was meist zu Beginn der Fall sein wird, der kann mit der Umsetzung einiger einfacher Pro­zes­se den Einstieg in das Thema finden. Dadurch lassen sich schnell kleine und große Erfolge erzielen. Zudem können die Fachbereiche für das Thema sensibilisiert und Erfahrungen mit dem Aufbau der Infrastruktur gesammelt werden, bevor man sich größeren Prozessen nähert (s. Abb. 1).

Wird ein Prozess als möglicher Kandidat für eine Automatisierung ana­lysiert, sollte zunächst überprüft werden, ob er dafür geeignet ist. Das hängt von mehreren Faktoren ab. Wie zuvor beschrieben, ist es zunächst wichtig, dass der fragliche Prozess festen Regeln folgt und keine erfahrungsbasierenden Entscheidungen verlangt. Dies ist ein zentrales, jedoch nicht ausschließliches Kriterium für die Prozessauswahl. Ein infrage kommender Prozess sollte hinsichtlich mehrerer Aspekte geprüft und hinterfragt werden: Darauf zu achten ist unter anderem, wieviele Sonderfälle sich im Prozessverlauf ergeben können. Ein Standardprozess, der einen Großteil der Daten verarbeitet, kann unter Umständen zügig gebaut sein. Sind jedoch viele Sonderfälle zu berücksichtigen, die nur für einen Bruchteil der Daten benötigt wer­den, kann dies ein Entwicklungsprojekt schnell aufblähen – ohne jedoch einen wirklichen Mehrwert zu generieren.

Ein weiterer wichtiger Punkt in der Prozessanalyse ist die Schätzung des Implementierungsaufwands. Dabei ist keineswegs nur der Aufwand für den Entwickler gemeint, sondern vielmehr der Gesamtaufwand aller Prozess- und Entwicklungsbeteiligten. Wenn etwa mehrere Systeme in den Prozessverlauf integriert sind, müssen gegebenenfalls auch mehrere Berechtigungen für den Roboterbetrieb ausgestellt werden. Sind mehrere Abteilungen involviert, entsteht ein Abstimmungsaufwand für die Beteiligten. Müssen im Vorfeld Daten von Mitarbeitern modifiziert werden, damit diese vom Roboter verwendet werden können, entsteht auch dort ein Aufwand. All das gilt es zu beachten, um den Umfang des Implementierungsaufwands richtig einschätzen zu können.

Wirtschaftlichkeit als Entscheidungsfaktor

Nicht zuletzt spielt auch die Wirtschaftlichkeit eine entscheidende Rolle bei der Entscheidung für oder gegen die Automatisierung eines Prozesses, für die natürlich auch Entwicklungskosten anfallen. Um diesen Faktor zu bewerten, bietet sich zunächst ein Vergleich mit den aktuellen Kosten an, die durch die manuelle Bearbeitung des Prozesses entstehen. Es kommt häufig vor, dass sich die Investition in die Entwicklung eines Roboters bereits nach einigen Monaten amortisiert hat. Eine weitere Überlegung, die man im Zuge der Wirtschaftlichkeits­analyse anstellen kann, betrifft das Volumen der verarbeiteten Daten oder Geschäftsvorfälle. Ein Roboter kann einen Prozess theoretisch so lange bearbeiten, wie das System ihm das erlaubt, in dem er sich be­findet. Dadurch kann man in bestimmten Prozessen eine signifikante Steigerung des Volumens erreichen. Dies ist auch von Nutzen, wenn es darum geht Rückstände, die sich über die Zeit angestaut haben, abzuarbeiten.

 
© BBL
Wie zu sehen ist, können bei der Entscheidungsfindung zu der Frage, welcher Prozess für die Automatisierung geeignet ist und bei welchem es sich auch aus monetärer Sicht lohnt, vielfältige Überlegungen angestellt werden. Wichtig ist vor allem, dass die an der Prozessauswahl Beteiligten und alle involvierten Abteilungen sich ein umfassendes Bild vom Prozess und dem Aufwand, der an einer Automatisierung des Pro­zesses hängt, machen können. So können potenzielle Fallstricke frühzeitig identifiziert und vermieden werden (s. Abb. 2).

Revisionssicherheit als allgegenwärtiges Thema

Angesiedelt in einer hochregulierten Branche muss sich ein Finanzinstitut bei der Einführung eines Roboters sicher sein können, dass dieser den Anforderungen der Revision standhält. Dafür sollten der Aufbau des Roboters und die Ergebnisse von dessen Prozessbear­beitung detailliert dokumentiert sein. Jede gängige RPA-Software kann das selbstverständlich auch leisten. Auf die unterschiedliche Heran­gehensweise je Anbieter ist bereits hingewiesen worden. Auch im Bereich der Ergebnisdokumentation hat jede Software andere Ansätze. Es bietet sich an, bereits bei Auswahl der geeigneten Software dieses Thema anzusprechen und zu klären, ob die Art und Weise der Dokumentation so für das Institut genügt.

Ein weiterer wichtiger Sicherheitsaspekt muss in diesem Zuge ebenfalls erwähnt werden: Ein fertig entwickelter Roboter, der für den Live-Betrieb abgenommen ist, kann als nicht veränderbare Version gespeichert werden. Dadurch kann ein Roboter, der im Live-Betrieb oft mit sensiblen Daten arbeitet, nicht mehr manipuliert werden. Weiterhin kann die Frage nach einer Erfüllung der bankaufsichtlichen Anforderungen an die IT (BAIT) positiv beantwortet werden.

Der Roboter läuft – und dann?

Ist der Roboter fertig entwickelt und läuft zuverlässig im Live-Betrieb, ist das Entwicklungsprojekt zu einem erfolgreichen Abschluss gekommen. Doch was passiert, wenn der Roboter angepasst werden muss, weil sich im Prozess etwas verändert hat und er an der entsprechenden Stelle nicht mehr weiterkommt – etwa weil eine weitere Maske hinzugefügt worden ist?

Natürlich kann man auch in solchen Fällen den Entwickler hinzuziehen. Doch zeigt die Erfahrung, dass oft nur geringfügige Anpassungen im Roboter nötig sind, um diesen wieder zum Laufen zu bringen. Ein Institut kann einer Abhängigkeit von einem bestimmten Entwickler für diese Fälle relativ einfach vorbeugen, indem es Mitarbeiter im Umgang mit dem Roboter schulen lässt. Vorteilhaft ist dabei, wenn ein Mitarbeiter schon IT-Hintergrundwissen hat. Jedoch ist dies nicht für jede RPA-Software zwingend notwendig. Man kann zum Beispiel auch den Mitarbeiter, dessen Prozess automatisiert worden ist, in die Thematik einführen. Dies haben bereits viele Finanzinstitute erfolgreich umgesetzt und damit einen hohen Grad von Unabhängigkeit im Betrieb ermöglicht.

Fazit

RPA als Automatisierungsinstrument ist ein vielschichtiges Thema, das immer im Zusammenhang mit seiner Umgebung gesehen werden muss. Wer sich dafür entscheidet, Prozesse mit RPA-Hilfe zu automatisieren, sollte zunächst sicherstellen, dass die Rahmenbedingungen stimmen und der richtige Partner gewählt worden ist. Ist dies der Fall, kann ein Roboter eine willkommene Entlastung für Mitarbeiter sein.

Autoren
Kerstin Simonis ist Consultant, Marcus Weinrich Senior Advisor beim Management-Consulting-Unternehmen Synpulse Deutschland GmbH in Frankfurt/M.