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| OSPlus-Archiv

Ende papierhafter Akten

Die Digitalisierung schreitet ungebremst voran, und nicht zuletzt aufgrund verschärfter Rahmenbedingungen sind Sparkassen darauf angewiesen, effizienter zu arbeiten. Mit dem OSPlus-Archiv lassen sich Kosten an verschiedenen Punkten deutlich senken. Dessen Einführung erfordert jedoch ein striktes Projektvorgehen.

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Informationen effizient aufzubewahren und zielgerichtet bereit­zustellen, hat einen zunehmend höheren Stellenwert. Mit dem OSPlus-integrierten Archiv steht eine vielseitig einsetzbare Komponente der Finanz Informatik zur Verfügung. Das elektronische Archiv erlaubt es, Dokumente revisionssicher zu speichern und abzurufen. Die meisten Sparkassen nutzen bereits heute das in OSPlus integrierte elektronische Archiv in der einen oder anderen Form. Das volle Potenzial haben aber bisher nur wenige Institute völlig ausgeschöpft. Gründe dafür sind einerseits der hohe Anfangsaufwand und andererseits die damit verbundenen tiefgreifenden Veränderungen in der Organisation und im Prozessablauf. Vergessen werden dabei aber häufig die positiven Effekte, die eine vollständige Nutzung des E-Archivs nach sich zieht. Denn je intensiver ein Institut das Archiv nutzt, desto schneller führen prozessuale Optimierungen zu Kostensenkungen und Effizienzvorteilen.

Vor allem im traditionellen Kreditgeschäft zeigen sich die Vorteile eines effizienten Archivs am deutlichsten. So erlaubt die elektronische Bereitstellung hier einen zeitgleichen und vor allem ortsunabhängigen Zugriff auf sämtliche digitalisierten Dokumente. Mit der revisionssicheren Ablage der Dokumente werden erheblich weniger Archivflächen benötigt, denn im Schnitt müssen nur zehn Prozent der Dokumente in der Sparkas­se auch im Original aufbewahrt werden. Automatisierte Lösch- und Kontrollregeln ersparen eine aufwendige manuelle Nachbearbei­tung. Darüber hinaus ist das Archiv die Voraussetzung, um zahlreiche innovative Instrumente wie das E-Postfach, den elektronischen Safe, das Rechnungsbuch oder die elektronische Unterschrift nutzen zu können.

Weg in digitale Aktenschränke

Das elektronische Archiv hat mehrere Komponenten, die entweder über die Finanz Informatik bereitgestellt oder hausindividuell in das Instituts­netz integriert werden müssen. Für die Zuordnung der entsprechenden Dokumente in die richtigen „digitalen Aktenschränke“ werden die Dateien mit einer entsprechenden Dokumentenreferenz, einem Index, versehen. Über die eindeutige Zuordnung lässt sich das Archiv nahtlos in die Vertriebs-, Marktfolge- und Abwicklungssysteme integrieren und Prozes­se effektiv steuern. Neben der Zuordnung in die entsprechenden Regis­ter enthalten die Indizes auch Informationen aus den Kundenstamm­daten, sodass eine eindeutige Zuordnung zu einem Vorfall oder einem Kunden gegeben ist. Die Indizierung erfolgt direkt über einen auf dem Sparkassendokument aufgebrachten Barcode oder über ein separates Vorblatt. Bei der Erfassung der Unterlagen muss die Sparkasse auf dezentrale Erfassungslösungen oder auf externe Dienstleister zurückgreifen. Zur Auswahl steht eine Reihe zertifizierter Partner.

Die Recherche bereits abgelegter Dokumente erfolgt über den in OSPlus integrierten Web Research Client. Die Suchfunktion erlaubt es, nach Personennummer, Kontonummer oder Vorgang in den verschiedenen Registern zu suchen. Die recherchierten Dokumente werden auf dem Bildschirm in einer Trefferliste angezeigt. Noch komfortabler ist es, Dokumente direkt aus dem Geschäftsprozess heraus aufzurufen. Die Zugriffsbeschränkungen werden über das in OSPlus integrierte Kompetenz- und Rechtesystem verwaltet.

Die Registerstruktur, also die Logik, in der die Unterlagen sortiert und abgelegt werden, ist in weiten Teilen frei administrierbar. Da sich die verwendeten Formulare und Dokumente aber sparkassenübergreifend wiederholen, ist es nicht notwendig, eine von Grund auf neue Struktur zu entwickeln. Der Deutsche Sparkassen- und Giroverband (DSGV) hat bereits eine vollständige Musterstruktur entwickelt, an der sich die Institute orientieren können.

Einbindung in den Geschäftsalltag

Auch im Archiv erleichtert ein Ereignissystem die Steuerung der Mitarbeiter. Ereignisse dienen zur Verteilung von Informationen und Initiierung von Folgearbeiten. Es zeigt an, dass ein neues Dokument eingegangen ist und führt über einen Link direkt zur Ansicht. Ist mit dem Dokument eine Aufgabe verbunden, können im Ereignis Fristen und Eskalationswege hinterlegt werden. Grundsätzlich kann ein Ereignis aus dem Dokumenten-Upload an jede Organisationseinheit ausgesteuert werden. Über die Plug-in-Schnittstelle lassen sich Formulare mittels Penpad für die elektronische Unterschrift nahtlos integrieren und die Geschäfts­prozesse damit medienbruchfrei gestalten. Elektronisch unterschriebene Formulare können anschließend über das Dokumentenmanagement­system direkt in das elektronische Postfach des jeweiligen Kunden gesendet und im Archiv abgelegt werden.

Der augenscheinliche Nutzen des elektronischen Archivs liegt in der ständigen und ortsungebundenen Verfügbarkeit kundenbezogener Dokumente und der Reduktion der benötigten Archivfläche für papierhafte Akten. Aber dennoch verkennen viele Sparkassen noch das volle Potenzial der Anwendung, denn die allgemeine Verfügbarkeit ist nur ein Teil der Vorteile, die mit einer effizienten und vollständigen Nutzung des Archivs einhergehen. Das elektronische Archiv ermöglicht durch seine einheitliche, schnelle und sichere Ablage sowie revisionssichere Archivierung auch ein effizientes Dokumentenmanagement. Dank einheitlicher Akten und Ordnerstruktur sind Unterlagen komfortabel und schnell auffindbar. Die Integration des Archivs in die Anwendungen der Finanz Informatik unterstreicht diesen Vorteil noch einmal. Gegenüber papierhaften Akten entfällt der manuelle Pflegeaufwand. Durch die entsprechende Admini­stration von Löschre­geln werden gesetzliche Aufbewahrungs­fristen problemlos überwacht und eingehalten.

Gegenüber dem Kunden sind die Sparkassenmitarbeiter jederzeit auskunftsbereit. Das lästige Wühlen nach Kreditakten gehört dank der Digitalisierung der Vergangenheit an. Die Sparkasse wird dadurch als kundenfreundlicher und kompetenter wahrgenommen. Im Geschäftsall­tag erlaubt der Einsatz des Archivs in vielen Fällen eine medienbruch­freie Beratung. Mit der Freischaltung zur Verfügung stehender Schnittstellen können darüber hinaus weitere Synergieeffekte erzielt werden. Ist ein Dokument digital verfügbar, erübrigt sich das Anfertigen persönlicher Kopien, da mehrere Bearbeiter zeitgleich auf gespeicherte Unterlagen zugreifen können.

Mit der Verteilung von Aufgaben über das Ereignissystem lassen sich Service-Level definieren und künftig überwachen. Durch die Aussteue­rung der Ereignisse an die entsprechenden Bearbeiter gehen Dokumen­te nicht mehr auf dem Postweg verloren. Um die prozessualen und wirtschaftlichen Vorteile nutzen sowie die hausinternen Druck, Papier- und Lagerkosten mittelfristig deutlich senken zu können, müssen im Rahmen einer Einführung aber zunächst die Betriebsabläufe grundlegend angepasst werden.

Praxis zeigt Herausforderungen der Einführung

Das größte Hemmnis bei der Einführung des Archivs ist der auf den ersten Blick große Aufwand für die Übernahme vorhandener Akten. Dabei spielen neben den hohen Investitionen zur Errichtung einer eigenen Scan-Strecke auch die begrenzten Kapazitäten im Institut eine erhebliche Rolle. In allen Einführungsprojekten gleich ist der große Bestand papierhafter Archivdokumente. Sie müssen vor allem im Kreditgeschäft häufig mit hohem manuellen Aufwand sortiert und digitalisiert werden. Gerade Kreditverträge müssen meist Seite für Seite gescannt werden, da sie in der Regel mit Ösen zusammengeheftet sind.

Neben dem eigentlichen Scan-Vorgang ist das Zuordnen der Dokumente zu den entsprechenden Kunden eine Herausforderung für sich. Durch Fusionen mehrerer Sparkassen und aufgrund der historischen Entwick­lung haben sich mitunter sowohl Formulare als auch ganze Kundennum­mern geändert, sodass auch an dieser Stelle ein manueller Mehraufwand entsteht. In der Bearbeitung erfordert das Sortieren bankfachlich geschulte Mitarbeiter, die in der Lage sind, die einzelnen Dokumenttypen fachlich zuordnen zu können.

Um den Projekterfolg zu gewährleisten, sollte es neben den technischen Voraussetzungen die Aufgabe des Projekts sein, alle Mitarbeiter mit den neuen Prozessen und Entwicklungen vertraut zu machen. Dabei ist oft spürbar, dass Mitarbeiter Veränderungen bestehender Abläufen kritisch gegenüberstehen und für die Akzeptanz technischer Weiterent­wick­lungen viel Überzeugungskraft nötig ist.

Darüber hinaus fragen Sparkassen, wie sich das Archiv mit den Anwendungen der FI-Landschaft verbinden lässt. Oft ist nicht klar, welche Schnittstellen es bereits gibt und wie sie einzeln freizuschalten sind. Die vielen Möglichkeiten, wie die Archivierung des internen Schriftverkehrs und der E-Mails, die Nutzung von Penpads sowie die Angebote zahlreicher Drittanbieter schrecken Sparkassen ab, das System in vollem Umfang zu nutzen. Dabei lassen sich diese Probleme durch ein konsequentes Projektvorgehen weitestgehend beheben.

Klare Linie in der Einführung

 
© BBL
Zur Einführung des elektronischen Archivs empfiehlt sich eine mehrstufige Vorgehensweise. Dabei werden in einem Vorprojekt die Rahmenbedingungen möglichst genau analysiert und auf Basis dieser Erkenntnisse ein individueller Projektplan aufgestellt. Zeitgleich werden die erhobenen Daten dazu verwendet, eine Grobkalkulation für Erstauf­nahme und Folgebearbeitung zu erstellen. Im Rahmen des Vorprojekts wird unter anderem definiert:
  • In welchem Umfang sind Bestandsakten vorhanden?
  • Welche Qualität haben die vorhandenen Dokumente?
  • Welche Unterlagen müssen überhaupt in das digitale Archiv übernommen werden?
  • Inwieweit und mit welchem Aufwand müssen gegebenenfalls Drittsysteme abgelöst werden?
Das Umsetzungsprojekt umfasst basierend auf den Entscheidungs­tatbeständen des Vorprojekts ein Einführungsszenario und gibt Handlungsempfehlungen für die einzelnen Schritte der Einführung (s. Abb. 1). Im Rahmen von Workshops werden die Grundlagen und technischen Voraussetzungen vermittelt. Ziel sollte es an dieser Stelle sein, die verantwortlichen Mitarbeiter auf den Wissensstand zu bringen, dass künftige Anpassungen in Eigenregie durchgeführt werden können. Neben der technologischen Basis sollte in dieser Zeit auch der organisa­torische Rahmen definiert werden. So wird eine Entscheidung bezüg­lich Erfassungslösungen getroffen und die Scan-Strecke aufgebaut.

Im zweiten Schritt werden die Bestandsakten sortiert und für das Scan­nen aufbereitet. Aufgrund der hohen Dokumentenzahl und begrenzter Ressourcen wird nahegelegt, bei der Übernahme in mehre­ren Tranchen zu arbeiten. Beim Sortieren muss für jeden Kunden ein personalisiertes Inhaltsverzeichnis erstellt werden. Da alle relevanten Geschäftsvorfälle in OSPlus erfasst werden, liefert die Anwendung auch alle notwendigen Daten zu den Unterlagen, die für einen Kunden existieren. Anhand dieser Daten lassen sich Vorblätter für das Scannen erzeugen und der Aufwand des Sortiervorgangs reduzieren.

Das automatische Zuordnen elektronischer Dokumente ist aufgrund der Andersartigkeit der Vordruckgestaltung über die Jahrzehnte und die diversen Vorgängerinstitute nahezu unmöglich. Die aus OSPlus erstell­ba­ren Vorblätter bieten die Möglichkeit, viele Informationen lesesicher aufzunehmen. Die darauf aufgedruckten Barcodes lassen sich sicher von etablierten Erfassungslösungen auslesen und interpretieren. In den meisten Fällen ist damit eine eindeutige Zuordnung möglich.

Sind die Bestandsakten digitalisiert, gehen auch die Unterlagen aus dem laufenden Geschäft in das elektronische Archiv über. Für das Scannen im laufenden Geschäft stehen zwei Alternativen zur Verfügung, die im Rahmen eines Projekts gegeneinander abzuwägen sind:

Spätes Scannen
Unterlagen werden erst mit Abschluss des Vorgangs geschlossen digitalisiert. Dies hat den Vorteil, dass an vorhande­nen Arbeitsabläufen kaum etwas geändert werden muss. Zum Archivieren lassen sich an dieser Stelle Vorblätter zur eindeutigen Indizierung einsetzen. Mit dieser Methode kann allerdings das volle Potenzial des OSPlus-Archivs nicht ausgeschöpft werden, da für jeden Vorgang eine Papierakte anzulegen ist. In den Bearbeitungs- und Beratungsprozessen lassen sich somit weder Kosten senken noch die Qualität verbessern. 

Frühes Scannen
Unterlagen werden sofort digitalisiert und anschließend aus dem System heraus bearbeitet. Alle Beteiligten und Berechtigten haben somit jeder­zeit vollständigen Zugriff auf die Kundenakte. Durch eine intelligente Steuerung der Aufgaben über das Ereignissystem ist ein maximales Optimierungspotenzial für Effizienz und Qualität bei der Leistungserstel­lung erreichbar. Für einen zielführenden Einsatz des frühen Scannens müssen allerdings Abläufe und Organisation der Postbearbeitung in wesentlichen Teilen verändert werden.

Lohnenswert trotz hoher Initialkosten

Der Aufwand für die Einführung des OSPlus-Archivs variiert je nachdem, für welchen Bereich es eingeführt werden soll und wie viele Dokumente das Institut im Bestand hält. Aus diesem Grund ist es nicht möglich, die Kosten pauschal zu kalkulieren. Um die Kosten des Projekts aber im Vorfeld bestimmen zu können, müssen Aufwandstreiber identifiziert und quantifiziert werden. Das mehrstufige Verfahren zur Einführung des Archivsystems unterteilt sich in das Vorsortieren und das Scannen der Dokumente.

Für beide Schritte lassen sich die Aufwandstreiber identifizieren. Der Aufwand beim Sortieren hängt maßgeblich von der Dokumentenzahl und der zu scannenden Seiten ab. Dabei müssen Sachbearbeiter entschei­den, wie mit den vorhandenen Unterlagen umgegangen werden soll, also ob Dokumente gescannt, vernichtet oder in der Papierakte verblei­ben sollen. Außerdem sind je Kunde bzw. Vorgang die entsprechenden Vorblätter auszuwählen. Durch gezielte Vorarbeiten bei der Erstellung der Vorblätter und klar definierte Sortierregeln, die wenig Raum für Entscheidungsunsicherheiten lassen, lässt sich der Sortierprozess vereinfachen.

Sind die entsprechenden Vorarbeiten geleistet, werden die relevanten Unterlagen digitalisiert. Neben der Seitenzahl ist vor allem die Beschaffenheit der Dokumente ein entscheidender Aufwandstreiber. Gerade im traditionellen Kreditgeschäft sind die Verträge häufig mit Ösen fest verbunden. Auch gebundene Dokumente verlangen eine aufwendigere Bearbeitung als es der Standardfall vorsieht, da diese über einen Flachbettscanner Seite für Seite erfasst werden müssen. Je nachdem, welche Erfassungslösung gewählt wird, sind weitere Aufwandstreiber das Scannen sowie Indexieren der gescannten Dokumente.

Auch an diesem Punkt lässt sich der manuelle Bearbeitungsaufwand durch intelligente Vorarbeiten sehr deutlich vereinfachen. In diesem Zusammenhang erscheint die Nutzung von Vorblättern für den Scan als beste Alternative, da der darin mitgelieferte Barcode interpretationssicher alle notwendigen Informationen liefert.

 
© BBL

Kosten für eine Scan-Strecke setzen sich zusammen aus: Hardware-Komponenten, Lizenzen für Erfassungs-Software, FI-Kosten für die erstmalige Speicherung und die Kosten für die Datenüber-tragung. Eine bereits durchgeführte Schnellindikation (vgl. Abb. 2) für eine mittlere Sparkasse mit einer Bilanzsumme von zirka 3,5 Milliarden Euro und 35.000 Kunden im Kreditgeschäft zeigt einen Gesamtaufwand von sieben Mitarbeiterkapazitäten (MAK) und Gesamtkosten in Höhe von rund 600.000 Euro für die Erstübernahme aller relevanten Dokumente. Bereits im dritten Nutzungsjahr übersteigt der kumulierte Erfolg aber schon die anfänglichen Investitionskosten.

Fazit

Das OSPlus-Archiv ist in vielen Bereichen eine zentrale Grundlage, um Abläufe zu digitalisieren. Einführungskosten amortisieren sich durch intensive Nutzung sehr schnell. Dies setzt aber eine erfolgreiche Einfüh­rung voraus, die nur durch strukturiertes Projektvorgehen ermög­licht wird. Mit seinen vielen Nutzungsmöglichkeiten ist das Archiv ein Muss für jede moderne Sparkasse. 

Autor
Sebastian Ibisch ist Projektmanager bei der Gesellschaft für Sparkassendienstleistungen mbH (GSD) in Chemnitz.
Frank Irmscher ist Geschäftsbereichsleiter Orga- und IT-Services der Gesellschaft für Sparkassendienstleistungen mbH (GSD) in Chemnitz.