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26. November 2018 - 08:30Firmenkunden

Digitaler Finanzbericht beschleunigt Workflow

von Arne Kühmstädt, Anja Schernikau

Ausgedient hat bei der Offenlegung der wirtschaftlichen Verhältnisse das bisherige Vorgehen, elektronisch vorhandene Jahresabschlüsse auszudrucken, per Post zu versenden und anschließend wieder manuell zu erfassen. Firmenkunden können jetzt ihr Zahlenwerk als Digitalen Finanzbericht übertragen.

Eine Kurzzusammenfassung finden Sie hier.

Digitale Finanzberichte reduzieren bei Sparkassenberatern vor allem den bisherigen hohen manuellen Aufwand. (adiruch na chiangmai/fotolia)
Seit April 2018 gibt es den Digitalen Finanzbericht (www.digitaler-finanzbericht.de) – ein standardisiertes Übermittlungsverfahren zur digitalen Einreichung von Jahresabschlüssen. Als neuer bundesweiter Standard zur Digita­lisierung der Offenlegung bei Banken und Sparkassen ist er von einer Initiative der Finanzwirtschaft entwickelt worden, an der alle drei Säulen der Kreditwirtschaft und IT-Dienst­leister sowie Steuerberater und Wirtschaftsprüfer beteiligt waren. Der Digitale Finanzbericht (Difin) schafft einen sicheren und dokumen­tierten elektronischen Übertragungsweg – die Daten werden vor unbe­rechtigtem Zugriff (Vertraulichkeit) und Veränderungen (Datenintegrität) geschützt. Gleichzeitig fällt das aufwendige Handling papiergebundener Abschlüsse weg. Die Difin-Einführung eröffnet Sparkassen und ihren Firmenkunden die Chance, den Zeit- und Kosten­aufwand für die Offenlegung zu senken. Ebenso stehen Abschlussdaten verzögerungsfrei zur Verfügung, was einen wesentlichen Teil des Kredit­prozesses beschleunigt.

Erste Pilotprojekte erfolgreich

Nach erfolgreicher Pilotierung sind inzwischen mehr als 600 Banken und Sparkassen in der Lage, Difins zu empfangen. Für die Spar­kassen-Finanzgruppe hat der Deutsche Sparkassenverlag (DSV) eine Ebil-Schnittstelle zu deren Verarbeitung eingerichtet. Firmen­kun­den und ihre Steuerberater können auf eine schon weitgehend vorhandene Infrastruktur zurückgreifen. Marktführer Datev und Addison haben bereits entsprechende Lösungen im Angebot. Weitere Anbieter werden in Kürze nachziehen. Für Bilanzersteller ohne eigene Difin-Lösung eignet sich etwa auch die Lösung des Bundesanzeigers.
Sparkassen und ihre Kunden stellt die Difin-Einführung neben den genannten positiven Effekten vor zwei wesentliche Herausforderungen:
  1. Die Umstellung auf die digitale Übermittlung muss mit jedem Firmen­kunden einzeln vereinbart werden. Für die Kundenkommunikation bietet der DSV abgestimmte Kommunikationsmittel an.
  2. Die internen Prozesse müssen an die digitale Übertragung angepasst werden.
Die Übertragung der Daten wird einmalig im Formular Teilnahme- und Verbindlichkeitserklärung (TVE) mit dem berichtenden Unternehmen vereinbart. Darin benennt der Firmenkunde den Absender, dessen Difins als authentisch gelten. Der Absender kann entweder das berichtende Unternehmen selbst oder ein von diesem beauftragter Dienstleister (etwa Steuerberater) sein.
Übertragen werden Jahresabschlüsse grundsätzlich nach Handelsrecht (HGB) und Einnahmen/-Überschussrechnungen. Jede Übertragung enthält einen strukturierten Datensatz (XBRL) für die automatisierte Verarbeitung und eine bildliche Darstellung des aufgestellten Jahresabschlusses als PDF. Zusätzlich können bis zu vier weitere PDF-Dokumente wie ein Prüfungs­bericht mitübertragen werden. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt in Echtzeit ohne Zwischenstation direkt an das Zielinstitut.
In der Sparkassen-Finanzgruppe werden die Daten im Ebil-Mandanten des Empfängerinstituts bereitgestellt. Die Authentizität des Difin wird dabei durch Abgleich der Absenderinformationen mit den Angaben in der TVE geprüft. Anschließend werden die strukturierten Daten in Ebil importiert, bei Bedarf ergänzt und wie gewohnt ausgewertet.

Sparkassenumsetzung und Auswirkungen auf interne Prozesse

(BBL)
Die technische Lösung zur Difin-Verarbeitung stellt der DSV wie skizziert als Leistungsbestandteil von Ebil zur Ver­fügung. Einzige Voraussetzung dafür ist die einmalige Abgabe der "Haftungsklarstellung betreffend die Verantwortlichkeit der am Digitalen-Finanzberichts-Prozess beteiligten Steuerberater/Wirtschaftsprüfer/ Rechts­anwälte". Damit bestätigt die Sparkasse, dass für den Steuer­berater durch die elektronische Übermittlung keine zusätzlichen Haf­tungs­risiken entstehen. Der Text ist zwischen den Steuerberaterver­bänden, dem IDW, der Bundesbank und Vertretern der Deutschen Kreditwirtschaft abgestimmt worden. Über den DSV erfolgt eine zentrale Registrierung der Sparkasse als empfangsbereites Institut im Teilnehmerverzeichnis (vgl. dazu Abb. 1). Sparkassen, die bereits mit dem Rollout begonnen haben, bieten ihren offenlegungspflichtigen Kunden den Difin als weiteren Kanal zur Übermittlung der Jahresabschlüsse an. Im Vorfeld passen die Häuser die Arbeitsanweisungen an, schulen ihre Mitarbeiter und beziehen ihre Steuerberater im Geschäftsgebiet ein. 
Die Kreissparkasse (KSK) Köln war bereits in der Pilotphase in das Projekt Difin eingebunden und konnte die Systematik an wenigen Fallbeispielen erfolgreich testen. Der sichere Versandweg hat sich hier bewährt, auch wenn die digitale, automatische Verarbeitung der Bilanz­daten noch zu verbessern ist. Die KSK hält das Verfahren auch auf dem aktuellen Entwicklungsstand für einen Bestandteil zeitgemäßer Kundenkommunikation und hat sich entschieden, die Difin-Nutzung allen offenlegungspflichtigen Kunden anzubieten. Damit der Prozess optimal läuft, muss die Übertragung nicht nur mit dem Firmenkunden vereinbart werden. Für den Versand braucht der Steuerberater ferner:
  • Die Bankleitzahl: Sie bestimmt, welche Sparkasse oder Bank den digitalen Finanzbericht erhält.
  • Eine Kundennummer: Sinnvoll ist die in Ebil hinterlegte OSPlus-Personennummer, damit Ebil möglichst den richtigen Kunden für den Import vorschlägt.
Im Projekt ist dazu ein Kundeninformationspaket zum Difin mit einem Informationsblatt entworfen worden, das der Firmenkunde an seinen Steuerberater weitergeben soll. Die Anforderung der Unterlagen war ursprünglich in einem zweiten Schritt vorgesehen. Viele Sparkassen, die bereits mit dem Rollout begonnen haben, fassen nun die Information zum Difin mit der Anforderung der Offenlegungs­unter­lagen zusammen. Ein weiterer häufig genutzter Weg ist die persönliche Kommunikation im Rahmen von ohnehin stattfindenden Kundengesprä­chen.
Oft erfolgt die Kundenansprache auch in enger Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Teilweise verwenden diese ein Blankoformular der Teilnahme- und Verbindlichkeitserklärung (TVE), das sie zusammen mit dem Kunden ausfüllen. Oder die TVE wird – befüllt mit den Daten der Sparkasse – dem Kunden zur Verfügung gestellt. Dieser ergänzt dann zusammen mit seinem Steuerberater die Absenderangaben und unter­schreibt. Der Steuerberater kann dann Kopien für sich und den Firmen­kunden anfertigen und schickt oft auch das Original direkt an die Spar­kasse. Vor allem bei komplexeren Engagements mit konzernähnlichen Strukturen stimmen manche Sparkassen die notwendigen Kundennum­mern auch direkt mit dem Steuerberater ab.
(BBL)
Bei der KSK Köln sind die Anforderungsschreiben für die 2017er Jahresabschlüsse um einen Passus zum Difin ergänzt worden. Zusatzin­for­mationen und eine beschreibbare Version der TVE stehen auf der Internetseite des Instituts zur Verfügung. Damit kann der Kunde weit­gehend selbstständig die Voraussetzungen für die Nutzung des Difin ermitteln. Zusätzlich stellen die Berater das Thema in den Kundenge­sprächen vor. Die Sparkassen prüfen beim Eingang der TVE einmalig die Legitimation. Da hier die gleichen Anforderungen wie bei Jahresab­schlüssen gelten, sollte man entsprechend sorgfältig vorgehen. Die Ablage erfolgt, soweit vorhanden, im elektronischen Archiv. Dort ist das Formular über den für alle Sparkassen eingerichteten Dokumententyp (s. Abb. 2) leicht zu finden. Damit nach Eingang des Difin schnell erkannt wird, ob für den Kunden eine TVE vorliegt, kann dies in Ebil vermerkt werden.
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  1. Digitaler Finanzbericht beschleunigt Workflow
  2. Eingangsverwaltung und Authentifizierung der Difins
  3. Fazit und Ausblick 
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